Wie effizientes Zeitmanagement Führungskräfte entlastet

Wie effizientes Zeitmanagement Führungskräfte entlastet

Bild: shoot4u - Fotolia.com

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„Mein Tag müsste 48 Stunden haben…“  Wenn Sie das nicht nur gelegentlich, sondern häufig denken, sollten Sie einmal einen intensiven Blick auf das eigene Zeitmanagement werfen.

Lesen Sie, wie Sie als Führungskraft mehr Zeit für Arbeit und Freizeit gewinnen und dadurch bessere Ergebnisse erzielen.

Stecken Sie Ihre Aufgaben in Schubladen: Das Eisenhower-Prinzip

Sicher haben Sie schon vom sogenannten Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Quadrat bzw. Eisenhower-Matrix) gehört.

Das Eisenhower-Prinzip teilt Aufgaben anhand von zwei Parametern – Wichtigkeit und Dringlichkeit – in vier Kategorien (oder Schubladen) ein:

  1. Wichtig und dringlich
  2. Wichtig, aber nicht dringlich
  3. Unwichtig, aber dringlich
  4. Weder wichtig noch dringlich

Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, haben oberste Priorität. Sie sollten stets sofort und von Ihnen selbst bearbeitet werden. Auch Inhalte, die dem zweiten Quadranten – wichtig, aber nicht dringlich – zugeordnet werden, sollte man selbst erledigen, allerdings nicht sofort. Hier ist es hilfreich, sich eine bestimmte Frist zu setzen, in der man die Aufgabe bearbeiten möchte.

Alles, was in die Kategorie „unwichtig, aber dringlich“ fällt, sollten Sie dagegen lieber an fähige Mitarbeiter delegieren. Und Aufgaben der letzten Kategorie sind weder wichtig noch dringlich: ab damit in den Papierkorb!

Wie wende ich die Eisenhower-Methode an?

Klassisch, aber nach wie vor nicht wegzudenken: die To-do-Liste. Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Ihnen einfallen. Ob Sie dazu Stift und Papier nehmen, Outlook verwenden oder ein anderes Tool, ist nicht entscheidend. Wichtig ist, dass Sie wirklich ALLES aufschreiben.

Einmal „zu Papier gebracht“, befreien Sie Ihre Gedanken von dem Ballast, immer wieder „War da noch was?“ denken zu müssen. Das kostet nur Energie und lenkt ab. Zum anderen hilft die Visualisierung, zu entscheiden, was Sie als wichtig oder unwichtig und dringlich oder nicht dringlich einstufen. Schauen Sie sich die Liste am besten kurze Zeit später in Ruhe an. Das hilft, Aufgaben nicht überzubewerten und den Blick für das Wesentliche zu schärfen.

Eine Ausnahme gibt es aber. Dinge, die sich in 2 Minuten erledigen lassen, sollten sofort in Angriff genommen werden. Diese sollten Sie weder auf später verschieben noch delegieren. Bis Sie Ihrer Mitarbeiterin erklärt haben, worum es genau geht, haben Sie diese Aufgabe garantiert schon selbst erledigt.

Entspannt delegieren

Führt man sich die Eisenhower-Technik vor Augen, kristallisieren sich zwei Punkte heraus, die für das Zeitmanagement von Geschäftsführern und anderem Führungspersonal essenziell sind: Strukturieren und Delegieren.

Und genau hier setzen wir an: Wie Sie eine grobe Struktur in anstehende Aufgaben bringen, haben Sie bereits erfahren. Aber wie sieht es mit dem Delegieren aus? Grummelt es da in der Magengegend? Denken Sie oft „Klappt das auch? Sollte ich es lieber selber machen?“

Sorgen Sie für ein gutes Bauchgefühl, indem Sie Stolpersteine aus dem Weg räumen: Funktioniert die Kommunikation mit Ihrem Sekretariat bzw. Ihrer Assistenz optimal? Haben Ihre Mitarbeiter die nötigen Kompetenzen, um bestimmte Aufgaben auch wirklich eigenverantwortlich durchzuführen? Überlegen Sie, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe geeignet ist.

Einen introvertierten Menschen mit Telefoninterviews zu betrauen, macht vermutlich wenig Sinn. Geben Sie Ihren Mitarbeitern möglichst klare Zeitvorgaben. Dadurch belasten Sie sich nicht mit dem Drang, ständig alles kontrollieren zu müssen. Trauen Sie Ihren Mitarbeitern ruhig etwas zu, denn: Echte Verantwortung sorgt für echte Motivation!

„Kleinvieh macht auch Mist“

Kennen Sie das? Monatelang werfen Sie jeden Tag Ihre kleinen Centmünzen in eine Dose und am Ende sind Sie überrascht, wie viel Geld dann schließlich beim Zählautomaten in der Bank dabei herauskommt. Ähnlich verhält es sich mit den, ich nenne sie mal „Zeithelferchen“ und  „Zeitfresserchen“. Auf die beiden Hauptpfeiler von erfolgreichem Zeitmanagement – Strukturieren und Delegieren – haben wir bereits einen Blick geworfen. Nun gilt es, kleine, aber nicht zu unterschätzende Störenfriede im Arbeitsprozess zu beseitigen und sich Hilfen zunutze zu machen.

Schritt 1: Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie alles ausschalten, was Sie von Ihrer Arbeit ablenkt!

Gehören Sie zu den Schreibtischchaoten? Wenn ja, verabschieden Sie sich von dem Gedanken „das Genie beherrscht das Chaos“. Sie glauben gar nicht, wie viel Zeit allein durch Herumkramen am überladenen Arbeitsplatz  verlorengeht.

Schaffen Sie deshalb lieber Ordnung an Ihrem Schreibtisch und lassen Sie nur die wichtigsten Materialien liegen. Sortieren Sie alles andere. Arbeiten Sie mit einer Pinnwand, wenn Ihnen das hilft. Alles, was es Ihnen persönlich leichter macht, den Überblick über Ihren Arbeitstag und Ihre Materialien zu behalten, schenkt Ihnen letztendlich Zeit.

Schritt 2: Wir leben in einer digitalen Welt – nutzen Sie sie!

Gerade im Bereich Zeitmanagement gibt es zahlreiche technische Helfer (z.B. Apps für To-do-Listen, Erinnerungsfunktionen etc.), die Arbeitsprozesse extrem vereinfachen können. Die Nutzung von Smartphone und Computer bietet zudem Synchronisierungsmöglichkeiten. Einmal ins System eingetragen, haben Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Daten. So erreichen Sie bei minimalem Arbeitsaufwand den größtmöglichen Überblick.

Verzetteln Sie sich aber nicht in der Flut von Angeboten. Überlegen Sie genau, in welchem Bereich digitale Unterstützung für Sie von Nutzen wäre und greifen Sie gezielt zu, denn nicht alle Applikationen beherrschen die Synchronisation mit dem Computer.

Schritt 3: Überlegen Sie in gewissen Abständen genau, wie Sie Ihr Zeitmanagement weiter verbessern können.

Sind Ihre Ziele noch die gleichen? Laufen Ihre Arbeitsprozesse optimal ab oder gibt es noch Verbesserungspotenzial?

An dieser Stelle möchte ich das so genannte Pareto-Prinzip aufgreifen. Vermutlich kennen Sie es bereits. Mir persönlich ist es oft eine Hilfe, um mir über meine eigenen Arbeitsprozesse klar zu werden und Schwachstellen aufzudecken.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel genannt) besagt, dass 20 Prozent der Handlungen 80 Prozent der Ergebnisse erzeugen. Diese Regel lässt sich erstaunlicherweise auf verschiedenste Lebensbereiche anwenden: Mit 20 Prozent der Kunden generieren Sie 80 Prozent des Umsatzes – oder für unser Zeitmanagement interessant: Mit 20 Prozent unserer Tätigkeiten erledigen wir 80 Prozent unserer Aufgaben.

Und an diesem Punkt sollten Sie sich fragen: Welche meiner Tätigkeiten gehören zu diesen 20 Prozent? Und wie kann ich erreichen, dass ich für diese effektiven Handlungen mehr Zeit zur Verfügung habe?

Zeitdieb E-Mail

Zum Schluss noch ein Tipp zum Umgang mit E-Mails. Sicher sind Sie, wie die meisten Führungskräfte, jeden Tag einer Flut von E-Mails ausgesetzt und vermutlich schauen Sie öfter in Ihren Posteingang als notwendig.

Mein Tipp: Deaktivieren Sie sowohl den Signalton als auch das Pop-up-Fenster, die den Eingang einer neuen Mail ankündigen. So werden Sie gar nicht erst von Ihrer aktuellen Aufgabe abgelenkt. Legen Sie stattdessen feste Zeiten fest, zu denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Es ist anfangs ungewohnt, aber Sie werden sehen, wie viel Zeit und Energie Sie dadurch sparen!

Das nächste Revier-Derby, ein Familienausflug zur Ruhr, Rhein oder Lippe oder einfach nur ein paar entstresste Minuten im Büro…  Wie man über gewonnene Zeit verfügt, ist so individuell wie das Zeitmanagement selbst.

Fakt ist aber: Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen. Konnten Sie aus diesem Artikel einige Anregungen für Ihr persönliches Zeitmanagement ziehen? Oder haben Sie eigene Ideen, um ein Plus auf Ihr Zeitkonto zu zaubern? Ich bin gespannt auf Ihr Feedback in den Kommentaren!

Vanessa Lehmkuhl

Von Vanessa Lehmkuhl

Seit 2008 ist die Marketing- und Kommunikationswirtin im B2B-Vertrieb eines regionalen Medienunternehmens gegenüber Werbetreibenden beratend tätig.

Von | 2017-07-20T10:56:44+00:00 13. November 2014|Management|0 Kommentare

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