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ToDos vor dem Ferienstart: So gehen Sie unbekümmert in den Sommerurlaub!

Veröffentlicht am 04.07.2016 in Management

sommerurlaubAaaaah! Endlich Urlaub! Jetzt nur noch ein paar Mails und den Kalender checken, und schon … hoppla!

Wie konnte diese Mail nur vergessen werden? Und wo steckt der Vertragsentwurf, der vor dem Urlaub noch raus muss?

Na gut, unter Verzicht aufs Abendessen ist die Restarbeit bis kurz vor Take-Off zu erledigen. Und der Stapel, der liegenbleibt, ist dann eben das Problem der lieben Kollegen …

Ein Szenario wie dieses muss wirklich nicht sein. Wer ein paar ToDos vor dem Ferienstart sorgfältig abarbeitet (und den ein oder anderen Trick anwendet wie all das besonders schnell zu erledigen ist), kann sorgenfrei in die Sommerferien starten.

Wir zeigen wie’s geht!

Es ist eigentlich von vornherein klar– wer vor Urlaubsbeginn nach dem Motto “nach mir die Sintflut” verfährt, muss die Konsequenzen tragen.

Während der Ferien hat man keine ruhige Minute, weil man sich entweder Sorgen macht – oder weil das Handy ständig bimmelt, nachdem man vergessen hat, Telefon und E-Mail weiterzuleiten. Bei der Rückkehr ins Büro ist die Urlaubswirkung mit einem Schlag verpufft: Sobald man in die Gesichter der Kollegen sieht, die den Schlamassel auszubaden hatten.

Damit sich Ihr nächster Urlaub harmonisch, erholsam und relaxt gestaltet, haben wir eine kleine ToDo-Liste für den Urlaubsbeginn zusammengestellt, die den Erholungswert deutlich steigert – egal, ob kurzer Städtetrip oder mehrwöchige Kreuzfahrt:

1. Beginnen Sie früh

Sie werden sehen: Es dauert eine Weile, vor dem Urlaub „reinen Tisch zu machen.“ Beginnen Sie damit also nicht auf den letzten Drücker; zumal Sie dem Tagesgeschäft ja auch parallel nachkommen müssen.

2. Kommen Sie zum Abschluss

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um sich nochmal so richtig in ein laufendes Projekt reinzuknien – wenn Sie es abschließen können, lockt der Urlaub als Belohnung!

Falls das zeitmäßig nicht mehr umsetzbar ist, formulieren Sie den Zeitplan für das Projekt neu: mit einer festgelegten Pause. Damit ist Ihr Urlaub kein Störfaktor mehr, sondern gewissermaßen planmäßiger Bestandteil des Projektablaufs.

3. Sorgen Sie für kompetenten Ersatz

Jeder ist ersetzbar? Sie wissen, dass das so allgemein kaum stimmen kann. Aber: Jeder ist für bestimmte Zeit vertretbar! Bestimmen Sie also zeitig genug eine Urlaubsvertretung.

Besonders wichtig: Arbeiten Sie Ihre Vertretung ein, geben Sie ihr einen Überblick über die laufenden Projekte und sorgen Sie dafür, dass Kunden und Ansprechpartnern mehr geholfen werden kann als nur damit, den Tag Ihrer Rückkehr zu nennen. Das gibt Ihren Kontakten ein gutes Gefühl und macht den Zu-erledigen-Berg nach dem Urlaub deutlich kleiner.

4. Leiten Sie weiter: Telefon, Briefe, Blumen

Die Telefonweiterleitung zur Zentrale oder (besser) Ihrer Vertretung ist eine Selbstverständlichkeit; geben Sie aber auch Anweisungen, wie mit eingehender Briefpost zu verfahren ist. Und vergessen Sie nicht die Versorgung Ihrer Büropflanzen!

5. Treffen Sie eine Entscheidung

Die E-Mail: Fluch und Segen zugleich. Je nach Position im Unternehmen und eventuell weiter zu betreuender Projekte kann es nötig sein, dass Sie auch im Urlaub erreichbar sind.

Überlegen Sie sich aber gut, ob Sie sich der damit verbundenen Erwartungshaltung aussetzen wollen. Ein Kompromiss kann sein, eine automatische Abwesenheitsmail einzurichten, aber die Mail vom Chef dennoch zu beantworten.

Wenn Sie auch im Urlaub Ihre Mails bearbeiten, sollten Sie das zumindest bewusst tun – und sich nicht hinterher über die Belästigung beschweren ...

6. Verraten Sie nicht zu viel

Stellen Sie sich bei der Formulierung Ihrer Abwesenheitsmail die Frage: Wer bekommt diese? Nur Kollegen? Auch Kunden? Oder sogar Spam-Versender oder irgendwer, mit dem Sie vorher noch nicht zu tun hatten?

Je nachdem, wie Ihre Antwort ausfällt, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie wirklich kundtun möchten, dass Sie für 14 Tage auf hoher See sind und Ihre Wohnung verwaist ist.

7. Geben Sie konkrete Hilfe

Je nach Tätigkeitsbereich kann es sehr hilfreich für Ihre Vertretung oder Ihre Kollegen sein, wenn Sie eine knappe ToDo-Liste für die Zeit während Ihres Urlaubs erstellen; im Stile von „Wenn dieses oder jenes passiert, ist das zu tun.“

Sie werden überrascht sein, wie viele Abläufe und Aufgaben auf diese Weise erledigt werden können. Und nach dem Urlaub nicht mehr auf Sie warten.

8. Räumen Sie auf

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz hat viele Vorzüge: Er ist Sinnbild dafür, unbesorgt in den Urlaub starten zu können.

Er bietet Ihrer Vertretung ein arbeitsfreundliches Umfeld. Er gibt Ihnen Sicherheit, auch wirklich nichts irgendwo liegen gelassen zu haben. Und auch beim Empfang nach dem Urlaub gibt er ein gutes Gefühl (sofern die lieben Kollegen nicht gewütet haben …).

Krönen Sie den blanken Schreibtisch mit ein paar Ablagefächern, in denen man während Ihrer Abwesenheit deponieren kann, um was Sie sich nach Ihrer Rückkehr kümmern müssen.

9. Planen Sie Ihren letzten Arbeitstag

Keine Termine, keine Fahrten zu Kunden, keine Deadlines: Halten Sie Ihren letzten Tag vor Urlaubsantritt frei von allem, was Sie am Erledigen der vorherigen Punkte hindern könnte.

10. Schwindeln Sie

Ihren Kollegen gegenüber sollten Sie schon fair sein. Aber weshalb sollten Sie beim Bekanntgeben Ihres Urlaubs gegenüber Lieferanten und Kunden nicht noch einen Tag zu Beginn und einen am Ende Ihres Urlaubs anhängen?

Wenn Sie offiziell früher in Urlaub gehen und später wiederkommen, halten Sie sich den letzten und ersten Arbeitstag frei von zusätzlichem Stress. Das kommt letztendlich allen zugute.

Eins noch: Es gibt Menschen, die auch im Urlaub ständig in Bewegung bleiben müssen, immer vorne sein wollen und erst mit körperlicher Anstrengung den Kopf frei bekommen.

Für die meisten von uns gilt jedoch: Urlaub sollte das absolute Gegenteil von Arbeit sein. Vergessen Sie also ruhig einmal für zwei Wochen das Höher-schneller-weiter-besser-Prinzip.

Es geht nicht darum, der Erste auf dem Gipfel zu sein oder die meisten Sehenswürdigkeiten in drei Stunden abzuklappern. Alles, was Sie sich vornehmen sollten, lässt sich in vier Wörtern zusammenfassen: Zeit nehmen und genießen.

In diesem Sinne wünschen wir einen bestens vorbereiteten, wunderschönen Urlaub!

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