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Richtig mit Mitarbeitern kommunizieren: Teil 2

Veröffentlicht am 17.04.2015 in Management

mit-mitarbeiter-kommunizieren„Kommunikation ist das A und O.“ Diesen Satz kann man getrost so stehen lassen – und er gilt im privaten wie beruflichen Bereich gleichermaßen.

Welche Hürden und Fallstricke es im beruflichen Alltag gibt, die eine richtig gute Kommunikationskultur ver- oder behindern, habe ich Ihnen in Teil 1 dieses Blogposts gezeigt.

Heute verrate ich Ihnen einige Regeln, die Sie in der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern voranbringen werden.

Tipps für richtiges Delegieren

Wenn Führungskräfte Aufgaben an Mitarbeiter delegieren, kommt es häufig zu Missverständnissen, die in einer fehlerhaften Kommunikation begründet sind.

Die Folge ist: der Mitarbeiter erledigt im Normalfall die Aufgabe nicht zur Zufriedenheit des Chefs. Missstimmung ist also vorprogrammiert. Dabei lässt sich das häufig leicht vermeiden, wenn man als Vorgesetzter folgende Regeln beachtet:

  • Die Aufgabe muss rechtzeitig an den Mitarbeiter delegiert werden
  • Die Informationen hierzu müssen verlässlich und für die Bewältigung der Aufgabe ausführlich genug sein
  • Die Aufgabe muss verständlich formuliert werden. Passen Sie sich dem Sprachgebrauch Ihres Mitarbeiters also weitestgehend an, wenn Sie ihm etwas erklären
  • Der Mitarbeiter sollte verstehen, in welchem Zusammenhang die ihm gestellte Aufgabe steht. So kann er besser auf eventuell auftretende Probleme reagieren
  • Vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter eine verbindliche “Deadline”, also einen Zeitpunkt, an dem die Aufgabe erledigt sein muss
  • Erteilen Sie Ihrem Mitarbeiter, wenn für Erledigung der Aufgabe notwendig, erweiterte Befugnisse
  • Fragen Sie sich (und am besten auch den Mitarbeiter selbst): Hat der Mitarbeiter wirklich verstanden, was Sie von ihm erwarten?

Die Kunst richtig Feedback zu geben

Feedback ist ein Geschenk. Aber nur dann, wenn beide Seiten wissen, richtig damit umzugehen.

Wer als Vorgesetzter richtig Feedback geben kann, gewinnt daraus einen sehr hohen Mehrwert, denn die Mitarbeiter haben damit die Möglichkeit, Negatives zu verbessern und Positives beizubehalten.

Doch gerade im Feedback-Gespräch unterlaufen vielen Führungskräften immer wieder eklatante Fehler.

Es gibt eine Reihe an einfachen Regeln, die helfen können, dass das Feedback für beiden Seiten zum echten Gewinn wird.

Die wichtigste Regel ist, sich als Feedback-Geber im Vorfeld darüber klar zu sein, was Sie mit dem Gespräch genau erreichen möchten. Nur wenn Ihnen dieses Ziel genau bewusst ist, können Sie das Gespräch erfolgreich in die gewünschte Richtung lenken. Was müssen Sie als Vorgesetzter noch beim Feedback-Gespräch beachten?

  • Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch
  • Beschreiben (statt bewerten) Sie wie Sie den Mitarbeiter bzw. die Arbeit des Mitarbeiters erleben. Verzichten Sie auf Anschuldigungen und Vorwürfe
  • Formulieren Sie subjektiv, das heißt, sagen Sie wie Sie die Sache sehen und vermeiden Sie, andere mit einzubeziehen ("Frau XY hat gesagt,...")
  • Seien Sie konstruktiv, das heißt, zeigen Sie Ihrem Gegenüber eine Perspektive auf, wenn er dieses oder jenes Verhalten ändert (z.B. "Wenn Sie es schaffen, diesen Arbeitsvorgang auf diese Weise zu erledigen, sparen Sie sich damit extrem viel Mühe")
  • Drücken Sie sich konkret aus, das heißt: Vermeiden Sie Verallgemeinerungen, bringen Sie genau auf den Punkt was Sie meinen (z.B. statt: "Werden Sie in Gesprächen mit Kunden doch ein bisschen lockerer" könnten Sie sagen: "Kundengespräche können erfolgreicher ablaufen, wenn Sie es schaffen, hin und wieder ein bisschen Small-Talk zu betreiben. Fragen Sie Ihre Kundin doch beim nächsten Mal wie Ihr Urlaub war.")
  • Beginnen und beenden Sie das Feedback-Gespräch immer mit etwas Positivem. Niemals sollten Sie Ihren Mitarbeiter mit einem Vorwurf oder aber der Androhung von Konsequenzen aus dem Gespräch entlassen

Ein Feedback-Gespräch ist dann gelungen, wenn

  • die Mitarbeiter das Feedback verstanden haben
  • es richtig einzuordnen wissen und
  • sich durch das Feedback motiviert fühlen

Lassen Sie es "menscheln"

Das positive Klima in einem Unternehmen generiert sich maßgeblich aus der Art wie Vorgesetzte sich ihren Mitarbeitern gegenüber verhalten bzw. mit ihnen kommunizieren.

In den letzten Jahrzehnten hat sich hier einiges verändert: Die Zeiten, in denen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeitern gefühlt ein Universum lag, sind vorbei. Beide Seiten sollten im Idealfall auf Augenhöhe kommunizieren. Dazu gehört auch, sich bis zu einem gewissen Grad für die persönlichen Belange der Mitarbeiter zu interessieren und auch selbst als Person (nicht nur als Chef) transparent zu sein.

Natürlich bedeutet dies nicht, dass Vorgesetzte ihr Privatleben ausbreiten sollen. Vielmehr geht es darum, sich authentisch und menschlich zu präsentieren.

Niemand verliert an Autorität, weil er auch mal einen Fehler zugibt, eine kurze witzige Episode vom vergangenen Wochenende erzählt oder seinen Mitarbeitern "verrät", dass er lieber Rockmusik als Klassik hört.

Umgekehrt sollte es für einen Vorgesetzten auch selbstverständlich sein, auf Geschehnisse im Privatleben seiner Mitarbeiter angemessen zu reagieren. Anteilnehmen, sich mitfreuen, ermutigen und gemeinsam lachen sollte für einen Chef nicht tabu sein.

Im Gegenteil, bis zu einem gewissen Punkt Gefühle gegenüber seinen Mitarbeitern zuzulassen, sie nicht nur als Zahlen, sondern auch als fühlende Menschen wahrzunehmen und dies auch zu kommunizieren, sollte selbstverständlich für jede Führungskraft sein.

Nonverbale Kommunikation

Kennen Sie das? Jemand sagt etwas, aber seine Körperhaltung spricht eine ganz andere Sprache?

Fällt uns so etwas auf, drängt sich unweigerlich das Gefühl auf “da stimmt doch was nicht”.

Dies führt zu Missstimmungen und Unsicherheit beim Gegenüber. Gesprochene Inhalte werden vom gegenüber nur dann vollständig aufgenommen, wenn sie mit dem Nonverbalen (Körpersprache und Tonfall) übereinstimmen.

Vielleicht haben Sie schon einmal von der 7-38-55-Regel gehört? Sie basiert auf den Studien des Kommunikationsforschers Albert Mehrabian.

Diese Regel legt zugrunde, dass eine Botschaft aus drei Teilen besteht: Dem gesprochenen Wort, der nonverbalen Kommunikation über Stimme und Mimik und der nonverbalen Kommunikation über die sonstige Körpersprache (Gestik, Haltung etc.).

In einer Studie stellte Mehrabian fest, dass die Wirkung einer Botschaft lediglich durch 7 Prozent durch den ersten Teil, also das gesprochene Wort, interpretiert wird. 38 Prozent fallen auf die nonverbale Kommunikation über Mimik und Stimme und der Löwenteil von 58 Prozent auf die sonstige Körpersprache (Quelle: Albert Mehrabian, Susan Ferris: Inference of Attitudes from Nonverbal Communication in Two Channels)

Was bedeutet das für Sie als Vorgesetzten?

Die Art wie Sie Ihren Mitarbeitern etwas sagen und welche Mimik, Gestik und Körperhaltung Sie dabei einnehmen, spielt eine entscheidende Rolle wie Ihr Gegenüber das Gesagte aufnimmt.

Je stimmiger Inhalt und Körpersprache sind, desto höher ist die Wirkung des Gesagten. Es lohnt sich also durchaus, nicht nur bei Präsentation vor größerem Publikum, sondern auch bei Mitarbeitergesprächen, internen Meetings und auch im normalen Arbeitsalltag auf seine Körpersprache zu achten bzw. diese durch gezieltes Training zu optimieren.

Richtig kommunizieren kann man lernen

Der Schweizer Theologe und Autor Markus M. Ronner bezeichnete Kommunikationswissenschaft als "die Lehre von den Missverständnissen".

Ich denke, dieser Blogpost hat gezeigt, dass er damit nicht ganz Unrecht hatte. Tatsächlich gibt es hier viele Stolpersteine. Macht man sich diese aber erst einmal bewusst, so ist richtiges Kommunizieren es gar nicht so schwer.

Ich hoffe, dieser Artikel war Ihnen dabei eine kleine Hilfe.

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