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Richtig mit Mitarbeitern kommunizieren: Teil 1

Veröffentlicht am 30.03.2015 in Management

mit-mitarbeiter-kommunizierenWie kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern? Ist Ihr Umgangston förmlich oder eher locker? Bleiben Sie immer auf der sachlichen Ebene oder wird es auch mal persönlicher? Welche Einstellung haben Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern?

Die Art und Weise wie Sie als Vorgesetzter den Informationsaustausch und das Miteinander in Ihrem Mitarbeiterkreis gestalten, wirkt sich direkt und unmittelbar auf die Produktivität und das Arbeitsklima in Ihrem Unternehmen aus.

Dieser erste Artikel der zweiteiligen Blogserie rund um die Mitarbeiterkommunikation zeigt, warum es so wichtig ist “richtig” zu kommunizieren, weshalb eben dies häufig nicht gelingt.

Ein bisschen (viel) Kommunikation ist immer dabei

Indem wir etwas sagen, teilen wir viel mehr mit als nur die rein sachliche Information.

Der Tonfall, wie wir den anderen ansprechen, den Satz formulieren und nicht zuletzt, was wir dabei über uns selbst einfließen lassen, sind wichtige Bestandteile der Kommunikation. So wird die reine Sachinformation mit zusätzlicher Information angereichert und es kommen Dinge zum Ausdruck, die sich rein sprachlich auf der Wortebene nicht ausdrücken lassen.

Gleichzeitig ist das auch genau der Punkt, der Sprache und Kommunikation unendlich kompliziert macht, denn nicht immer wird alles so verstanden, wie es gemeint ist.

Sich dieser Zusammenhänge bewusst zu werden, ist oft schon der erste Schritt auf dem Weg zu guter und bewusster Mitarbeiterkommunikation.

Erkenntnisse aus der Psychologie

“Bleiben Sie bitte sachlich!” Tja, wenn das so einfach wäre! Eigentlich ist es sogar völlig unmöglich, denn “man kann nicht nicht kommunizieren”. Diese scheinbar banal wirkende Feststellung des Psychologen Paul Watzlawick ist genau der Grund, warum es manchmal mit der Kommunikation eben nicht klappt. Denn sogar sachlich formulierte Anweisungen übertragen immer auch emotionale Inhalte.

Für den Büroalltag ist das natürlich besonders interessant. Gibt ein Vorgesetzter also eine (allem Anschein nach) rein sachliche Information (und spart bewusst oder unbewusst jegliche Emotionalität aus), wirkt diese Anweisung oft unterkühlt oder distanziert.

Folgendes Beispiel verdeutlicht das ziemlich gut: Ein Vorgesetzter, der nur kurz die Tür öffnet und seiner Sekretärin „Diktat 13.00 Uhr“ zuruft, gibt zwar die gewünschte Information weiter, er kommuniziert allerdings auch, dass es ihm egal ist, wie es der betreffenden Person geht.

Der Kommunikationsexperte Friedemann Schulz von Thun zeigt, dass die Sachinformation sogar nur eine von vier wesentlichen Komponenten der Kommunikation ist. Zu ihr gesellen sich eine Selbstkundgabe, ein Beziehungshinweis und ein Appell.

Die Selbstkundgabe gibt etwas über uns selbst preis. Dies muss kein privates Detail sein. Es reicht beispielsweise auszudrücken, dass Ihnen selbst die mitgeteilte Information am Herzen liegt. 

Der Beziehungshinweis lässt den anderen erkennen, wer er für Sie ist.

Im Appell schließlich formulieren Sie, was Sie von der anderen Person möchten. Nehmen wir unseren Beispielsatz von vorher nochmal zur Hand und formulieren ihn (etwas überzogen) um: „Guten Morgen, Frau Müller. Das Kleid steht Ihnen ausgezeichnet. Kommen Sie bitte um 13.00 Uhr zum Diktat.“

Die Sachinformation ist dieselbe, aber damit drücken Sie jetzt auch aus, dass Sie die andere Person respektieren, denn eine Begrüßungsformel gehört in unserem Kulturkreis zum guten Umgangston.

Indem Sie zusätzlich die Veränderung in der Garderobe bemerken, zeigen Sie, dass Sie Ihre Sekretärin als fühlende Person wahrgenommen haben, die sich über ein Kompliment freut. Gleichzeitig unterstreichen Sie mit der Bitte, dass Sie es nicht für selbstverständlich halten, dass Ihre Leute allzeit zur Verfügung stehen.

Die Art der Kommunikation spiegelt die Art der Beziehung

Der Beziehungsaspekt spielt dabei eine besondere Rolle, denn er sagt etwas über das Verhältnis zwischen den beteiligten Personen aus. Dies äußert sich etwa im Umgangston. Er ist zwischen gleich gestellten, eventuell befreundeten Mitarbeitern locker und wird umso förmlicher, je größer der Unterschied in der beruflichen „Rangordnung“ ist.

Für eine Führungsperson gilt besondere Vorsicht, um in diesem Bereich einen angemessenen Kompromiss zu finden.

Wie locker man sich als Vorgesetzter gegenüber seinen Untergebenen geben darf, ist oft von der Branche und von im Betrieb etablierten Sitten abhängig.

Wer im Kreativbereich arbeitet, wie etwa in Werbe- und Kommunikationsagenturen, duzt häufig den Chef von Beginn an. In Großkonzernen oder Banken hingegen kommt dies oft gar nicht in Frage, selbst nach jahrzehntelanger Zusammenarbeit. Im Normalfall lernen wir den branchenüblichen Umgangston zusammen mit dem Handwerk kennen und beherrschen ihn von der Pike auf.

Doch bei einem Betriebs- oder Branchenwechsel rentiert es sich, anfänglich etwas zurückhaltender zu sein und sich den Gepflogenheiten der neuen Umgebung anzupassen. Dabei hat es der Angestellte in aller Regel leichter als der Vorgesetzte.

Wer vorsichtshalber alle gleich oder höher gestellten Mitarbeiter mit „Sie“ anspricht, dem kann immer noch mit der Zeit das „Du“ und ein Kneipenabend oder andere Unternehmungen zum Kennenlernen angeboten werden. Steigen Sie aber zu privat und zu direkt ein, verstören Sie vermutlich manche Kollegen und Mitarbeiter.

Als Chef oder Vorgesetzter ist dies besonders wichtig, denn wer von Anfang an in einem seriösen Umfeld zu “kumpelhaft” auftritt, wird schnell als unprofessionell eingeschätzt und nicht ernst genommen.

Einen solchen Ruf kriegen Sie viel schwerer wieder los, als den, etwas steif und förmlich zu sein.

Gute Kommunikationskultur rentiert sich – mitunter sogar in den Krankheitszahlen

Eine funktionierende Mitarbeiterkommunikation ist wichtig. Sie ist ein unabdingbarer Bestandteil jeder guten Unternehmenskultur. Das steht außer Frage.

Die steigenden Burnoutdiagnosen lassen vermuten, dass es heute im Arbeitsleben stressiger zugeht, als noch vor einigen Jahren. Natürlich lässt sich die hohe Arbeitsbelastung nicht wegkommunizieren. Der stressbedingte Kollaps einiger Erwerbstätiger erfolgt aber selten nur aufgrund eines gesteigerten Arbeitspensums, sondern weil die Gesamtsituation des Arbeitsplatzes die Menschen überfordert.

Eine schlechte Kommunikationspraxis übt hier einen entscheidenden Einfluss aus, denn sie ist für sehr angespannte Personen oft das Tüpfelchen auf dem i, dass das Fass zum Überlaufen bringt.

Der Stress spielt dabei sein übles Spiel, weil er sich durch einen Teufelskreis selbst verstärkt: Wer angestrengt ist, vergisst seine Manieren im Umgang mit den Kollegen, wird laut, wo es nicht nötig wäre oder traktiert andere durch kleine Sticheleien. Damit erhöht sich aber der gesamte Stresslevel innerhalb der Belegschaft, was wiederum auf jeden einzelnen zurückwirkt.

Die Weitergabe von Stress und Angespanntheit in der Kommunikation hat also überhaupt keinen Nutzen, denn es ist nur eine Übersprungsreaktion, die Niemandem gut tut und damit eher kontraproduktiv wirkt.

Die interne Kommunikationskultur als Bestandteil der Corporate Identity

Was strahlt Ihr Unternehmen nach innen aus? Gibt es ein “Wir-Gefühl”? Ein solches Wir-Bewusstsein ist wichtig für jedes Unternehmen - es ist untrennbar mit der Corporate Identity.

Dieses gemeinsame Bewusstsein der Mitarbeiter - vom Chef bis zum Praktikanten - ist ganz unmittelbar von der Kommunikationskultur abhängig, die in einem Unternehmen herrscht.

Ist diese positiv geprägt, steigern das den Wohlfühlfaktor und damit die Bereitschaft der Mitarbeiter mit dem Unternehmen “vorankommen” zu wollen. Kurzum: Eine von Wohlwollen, Freundlichkeit und Respekt geprägte Kommunikation steigert die Produktivität eines Unternehmens.

Fazit: Eine gute Kommunikationssituation systemisch herbeiführen!

Deswegen lohnt es sich, individuell und systemisch gegen Stress vorzugehen.

Einer schlechten Kommunikationssituation am Arbeitsplatz wird so vorgebeugt und sie ist schließlich der Faktor, der Menschen seelisch und körperlich krank machen kann. Viele schrecken davor zurück, weil jede Maßnahme Zeit und Energie erfordert und ein überforderter Kollege mit überfülltem Terminplan nicht sofort einsieht, sich etwa in einer Mitarbeiterbesprechung über die Art der Kommunikation und eventuelle Schiefstände auszutauschen.

Machen Sie ihm aber klar, dass es sich lohnt, denn wer Kummer nicht in sich hineinfrisst, sondern offen ausspricht, kann mit klarem Verstand an seine Aufgaben gehen und erledigt sie viel effizienter, sodass sich der Aufwand an Zeit und Mühe lohnt.

Außerdem machen Menschen, die in einer guten Atmosphäre arbeiten, auch einen viel besseren Job.

Im zweiten Teil dieses Blogposts lesen Sie, wie man es schafft, mit einer guten Kommunikationskultur mehr Freude, Zufriedenheit und Effizienz in den Arbeitsalltag zu bringen.

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verwendete Bilder: © phisilhouettes - Fotolia.com

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