Projektmanagement: Organisation ist alles!

Projektmanagement: Organisation ist alles!

Organisation ist alles! Das hat schon meine Oma immer gesagt. Und das habe ich mir zu Herzen genommen. Manch einer meiner Freunde verzweifelt zwar ganz gerne an meinem „Organisationszwang“, aber gerade im Berufsleben bin ich damit immer gut zurecht gekommen. Für Marketing im Pott bin ich jetzt schon drei Jahre als Projektmanagerin tätig und habe mir im Laufe der Jahre eine ganz eigene Art der Organisation aufgebaut.

In meinem heutigen Blog möchte ich Ihnen an einigen Beispielen zeigen, warum ein gutes Projektmanagement den Unterschied ausmachen kann. Ergänzend habe ich ein kurzes Interview mit einer Expertin auf dem Gebiet der Projektmanagement-Tools geführt.

Wer macht eigentlich was?

Die Organsiation beginnt schon ganz früh: Wer macht eigentlich welche Aufgaben? Und wann muss was fertig sein? Zu unserem Team zählen einige Stamm- und Gastautoren. Damit wir Ihnen immer wieder neue und relevante Themen in unserem Blog anbieten können, muss frühzeitig geklärt werden, wer den nächsten Blogpost schreibt. Hier gilt es den Überblick zu behalten. Wir führen daher einen Redaktionskalender für unseren Blog.

Bei manchen Projekten sind die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter oder Abteilungen aber auch voneinander abhängig. Als Beispiel: ein neues Programm zur Verkaufsförderung soll in der Firma eingeführt werden. Auch das ist ein umfangreiches Projekt. Damit die einzelnen Workflows im Programm hinterlegt werden können, muss aber die IT-Abteilung zunächst für die notwendigen technischen Voraussetzungen sorgen.

Es ist also bei allen Projekten entscheidend zu wissen, wie der aktuelle Stand ist und wer gerade an welchen Teilaufgaben arbeitet. Ohne ein gutes Projektmanagement kann hier schnell Chaos ausbrechen oder das Projekt kann im schlimmsten Fall zum Stillstand kommen. Achten Sie hierbei darauf, dass eine einwandfreie Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern des Projektes gesichert ist.

Kommunikation ist das A und O

Die Kommunikation ist sehr entscheidend beim Projektmanagement. In regelmäßigen Abständen sollten alle Mitarbeiter über den aktuellen Stand des Projektes informiert werden. Die Entwicklungsschritte sollten möglichst schriftlich fixiert werden, um diese zu einem späteren Zeitpunkt nochmal nachvollziehen zu können.

Im besten Falle können die Mitarbeiter eines Projektes sich auch einzelne Teilaufgaben zuweisen und diese kommentieren. So kann ein reibungsloses Zusammenarbeiten auch zwischen verschiedenen räumlichen Standorten funktionieren.

Die Hilfe ist vielseitig

Wir haben bereits vor längerer Zeit über verschiedene kostenlose Projektmanagement-Tools berichtet. Diese können ein Projektmanagement unterstützen und die Organisation erleichtern. Neben zahlreichen kostenlosen Varianten gibt es auch einige Projektmanagement-Tools für die man ein gewisses Budget in die Hand nehmen muss.

Wie bereits oben angekündigt habe ich dazu ein kleines Interview mit Kerstin Zulechner, Geschäftsführerin von der Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG aus Bochum geführt:

Geschäftsführerin Kerstin Zulechner.

Frau Zulechner, wann ist der Einsatz eines Projektmanagement-Tools Ihrer Meinung nach sinnvoll?

Kerstin Zulechner: „Grundsätzlich eignen sich Tools für Aufgaben- und Projektmanagement für Teams und Organisationen jeder Größe und Branche. Der Freiberufler, der seine Arbeit besser organisieren und Aufgaben strukturiert verwalten möchte, kann genauso von einer Projektmanagement-Lösung profitieren wie Teams, kleine Unternehmen oder Großkonzerne, die ihre Zusammenarbeit effektiver und effizienter gestalten möchten. Entscheidend ist, dass man seinen Bedarf kennt und das geeignete Tool mit dem passenden Funktionsumfang auswählt.“

Welche Vorteile bieten Projektmanagement-Tools?

Kerstin Zulechner: „Ein entscheidender Vorteil liegt ganz klar in einer verbesserten Zusammenarbeit. Durch eine klare und transparente Kommunikation sind alle Beteiligten auf einem Stand: Was ist das Ziel der Aufgabe? Wer ist verantwortlich? Wann muss sie erledigt sein? Wie ist der Fortschritt? Die Antworten auf diese Fragen findet man nur schwer in verwirrenden E-Mail-Verläufen. Es spart enorm Zeit, wenn man – mit einem Blick in die Aufgabe –alle relevanten Informationen, Anmerkungen und Dateien sofort erfasst. Keine zeitraubenden Status-Meetings, kein Zurechtfinden in farblich gekennzeichneten Excel-Tabellen mehr. Das senkt den Stress, nimmt Angst vor so manchen Überraschungen und erhöht so die Produktivität jedes Einzelnen.“

Was gehört Ihrer Meinung nach zu den absoluten Pflichtfunktionen, die ein gutes Tool besitzen sollte?

Kerstin Zulechner: „An erster Stelle steht die Bedienbarkeit. Ein Tool muss vom gesamten Team angenommen und gelebt werden. Die reine Einführung löst noch keine Probleme. Der Nutzen zeigt sich, wenn sich jeder traut, damit zu arbeiten und vor allem auch Spaß beim Umgang damit hat. Gute Tools unterstützen den persönlichen Austausch: Ideen erfassen, Dokumente mit anderen teilen und Ergebnisse kommentieren. So wie es jeder aus sozialen Netzwerken kennt. Interaktion fördert Zusammenarbeit und Team-Geist. Außerdem muss es von überall bedienbar sein, um auch zeitgemäßen und flexiblen Arbeitsformen gerecht zu werden. Hierzu eigenen sich webbasierte Lösungen am besten.“

Ab wann lohnt es sich von der kostenlosen zur bezahlten Variante der Tools zu wechseln?

Kerstin Zulechner: „Sobald man mit mehreren Mitarbeitern professionell zusammenarbeiten und viele Themen mit unterschiedlichen Beteiligten gut organisieren möchte, ist der Wechsel auf kostenpflichtige Lösungen sinnvoll. Diese bieten Features, die über reine Aufgaben- und Checklisten hinausgehen, wie zum Beispiel erweiterte Rechtestrukturen, Leistungserfassung und mehr. Teams sollten dabei sorgfältig überlegen, welche Anforderungen sie haben. Viele Tools bieten verschiedene Tarife an, die von einer kleinen Team-Variante bis hin zur Enterprise-Lösung reichen.“

Ihre Firma bietet selbst auch ein Tool an. Wodurch unterscheidet sich dieses zu anderen Tools?

Kerstin Zulechner: „Wir legen bei factro sehr großen Wert darauf, dass es selbsterklärend und einfach in der Bedienung ist. Man kann ohne Einarbeitungszeit direkt loslegen. Darüber hinaus haben wir mit dem Projektstrukturbaum – neben Kanban Board und Aufgabenliste – eine Darstellungsform, die Projekte als Ganzes erfasst und auch komplexe Zusammenhänge visuell darstellt. Zu guter Letzt: factro vereint erstklassigen Kundenservice und deutschen Datenschutzstandard mit deutschem Serverstandort – 100% made in Germany. Bei uns hat jeder Kunde einen persönlichen Ansprechpartner in Bochum. Neben deutschem Telefon- und E-Mail-Support bieten wir auch Beratung zu Projektmanagement, Programmeinführung und Schulung vor Ort an.“

 

Vielen Dank für Ihre Antworten!

Ich hoffe, dass ich Ihnen einen Einblick in die Bedeutsamkeit eines guten Projektmanagements geben konnte und vielleicht konnten Sie so ein paar gute Ansätze für Ihr neues Projekt mitnehmen.

Kati Blumenrath

Von Kati Blumenrath

Arbeitet seit 2014 als Projektmanagerin und Bloggerin für Marketing im Pott.

Von | 2017-10-16T11:06:46+00:00 13. September 2017|Management|2 Kommentare

2 Kommentare

  1. Maria 28. Oktober 2017 um 10:26 Uhr - Antworten

    Hallo Kati, danke für den schönen Artikel! Ich kann dir nur voll und ganz zustimmen. Eine gute Planung trägt enorm viel zum Projekterfolg bei. Noch wichtiger aber finde ich, dass das Projekt durch klare Absprachen nicht nur schneller, sondern vor allem auch für alle Teammitglieder stressfreier abläuft. Wir nutzen bei uns Atlassian Jira und Confluence (gibt’s ab 10 € pro Monat), Eine gute Übersicht gibt’s hier: https://www.pixsoftware.de/atlassian-jira-projektmanagement. Das geht sogar noch einen Schritt weiter (Dokumentenverwaltung). Ich finde: ein Tool, was einem die tägliche Arbeit erleichtert, darf einem auch etwas wert sein.

  2. Freddy 6. Oktober 2017 um 11:43 Uhr - Antworten

    Hi Kathi, guter Artikel. Ich arbeite selbst als Freelancer im Projektmanagement und arbeite daher mit vielen Teams und vielen Tools. Da ist eine gute Organisation sehr wichtig. Letztens bin ich über das Tool MoneyPenny gestolpert. Ein sehr cooles Tool, vor allem for Freelancer und KMUs. Schauts euch doch mal an, ich kann es wirklich sehr empfehlen: https://moneypenny.me/

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