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Projektmanagement: Organisation ist alles!

Lesezeit: 4 Minuten
Profilbild: Sevim Uezuem

Autor: Sevim Uezuem

Datum: 26.01.2023

Projektmanagement: Organisation ist alles!

Ein gutes Projektmanagement kann den Unterschied machen. Durch klare Zuordnungen und erfolgreiche Kommunikation steigern Sie Ihre Produktivität. Projektmanagement-Tools unterstützen Sie bei der Organisation. Worauf Sie bei der Auswahl der Tools achten sollten, erklärt uns Expertin Kerstin Zulechner.

Inhaltsverzeichnis

    Klare Zuordnungen schaffen

    Die Organisation beginnt schon früh: Wer erfüllt eigentlich welche Aufgaben? Wann muss was fertig sein?

    Bei manchen Projekten sind die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter*innen oder Abteilungen aber auch voneinander abhängig.

    Als Beispiel: Ein neues Programm zur Verkaufsförderung soll in der Firma eingeführt werden. Damit die einzelnen Workflows im Programm hinterlegt werden können, muss aber die IT-Abteilung zunächst für die notwendigen technischen Voraussetzungen sorgen.

    Es ist also bei allen Projekten entscheidend zu wissen, wie der aktuelle Stand ist und wer gerade an welchen Teilaufgaben arbeitet.

    Ohne ein gutes Projektmanagement kann schnell Chaos ausbrechen oder noch schlimmer: Das Projekt kommt zum Stillstand.

    Achten Sie also darauf, dass eine einwandfreie Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeiter*innen des Projektes gesichert ist.

    Kommunikation ist das A und O

    Die Kommunikation ist ein entscheidender Faktor beim Projektmanagement. In regelmäßigen Abständen sollten alle Mitarbeiter*innen über den aktuellen Stand des Projektes informiert werden. Die Entwicklungsschritte sollten möglichst schriftlich fixiert werden, um sie auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können.

    Im besten Falle können sich die Mitarbeiter*innen eines Projektes einzelne Teilaufgaben zuweisen und diese kommentieren. So kann ein reibungsloses Zusammenarbeiten auch über eine räumliche Distanz hinweg funktionieren.

    Projektmanagement-Tools unterstützen

    Projektmanagement-Tools können das Projektmanagement unterstützen und die Organisation erleichtern. Neben zahlreichen kostenlosen Varianten gibt es natürlich auch Tools, für die man ein gewisses Budget aufbringen muss.

    Kerstin Zulechner von factro gibt uns weitere Einblicke in die Welt des Projektmanagements und erläutert, welche Vorteile Projektmanagement-Tools haben. Zusätzlich schätzt sie ein, ab wann sich eine kostenpflichtige Vollversion lohnt.

    Frau Zulechner, wann ist der Einsatz eines Projektmanagement-Tools Ihrer Meinung nach sinnvoll?

    „Grundsätzlich eignen sich Tools für Aufgaben- und Projektmanagement für Teams und Organisationen jeder Größe und Branche. Der Freiberufler, der seine Arbeit besser organisieren und Aufgaben strukturiert verwalten möchte, kann genauso von einer Projektmanagement-Lösung profitieren wie Teams, kleine Unternehmen oder Großkonzerne, die ihre Zusammenarbeit effektiver und effizienter gestalten möchten. Entscheidend ist, dass man seinen Bedarf kennt und das geeignete Tool mit dem passenden Funktionsumfang auswählt.”

    Welche Vorteile bieten Projektmanagement-Tools?

    „Ein entscheidender Vorteil liegt ganz klar in einer verbesserten Zusammenarbeit. Durch eine klare und transparente Kommunikation sind alle Beteiligten auf einem Stand: Was ist das Ziel der Aufgabe? Wer ist verantwortlich? Wann muss sie erledigt sein? Wie ist der Fortschritt? Die Antworten auf diese Fragen findet man nur schwer in verwirrenden E-Mail-Verläufen. Es spart enorm viel Zeit, wenn man – mit einem Blick in die Aufgabe – alle relevanten Informationen, Anmerkungen und Dateien sofort erfasst. Keine zeitraubenden Status-Meetings, kein Zurechtfinden in farblich gekennzeichneten Excel-Tabellen mehr. Das senkt den Stress, nimmt Angst vor so manchen Überraschungen und erhöht so die Produktivität jedes Einzelnen.”

    Was gehört Ihrer Meinung nach zu den absoluten Pflichtfunktionen, die ein gutes Tool besitzen sollte?

    „An erster Stelle steht die Bedienbarkeit. Ein Tool muss vom gesamten Team angenommen und gelebt werden. Die reine Einführung löst noch keine Probleme. Der Nutzen zeigt sich, wenn sich jeder traut, damit zu arbeiten und vor allem auch Spaß beim Umgang damit hat. Gute Tools unterstützen den persönlichen Austausch: Ideen erfassen, Dokumente mit anderen teilen und Ergebnisse kommentieren. So wie es jeder aus sozialen Netzwerken kennt. Interaktion fördert Zusammenarbeit und Team-Geist. Außerdem muss es von überall bedienbar sein, um auch zeitgemäßen und flexiblen Arbeitsformen gerecht zu werden. Hierzu eigenen sich webbasierte Lösungen am besten.”

    Ab wann lohnt es sich von der kostenlosen zur bezahlten Variante der Tools zu wechseln?

    „Sobald man mit mehreren Mitarbeitern professionell zusammenarbeiten und viele Themen mit verschiedenen Beteiligten gut organisieren möchte, ist der Wechsel auf kostenpflichtige Lösungen sinnvoll. Diese bieten Features, die über reine Aufgaben- und Checklisten hinausgehen, wie zum Beispiel erweiterte Rechtestrukturen, Leistungserfassung und mehr. Teams sollten dabei sorgfältig überlegen, welche Anforderungen sie haben. Viele Tools bieten verschiedene Tarife an, die von einer kleinen Team-Variante bis hin zur Enterprise-Lösung reichen.”

    Ihre Firma bietet selbst auch ein Tool an. Wodurch unterscheidet es sich von anderen Tools?

    „Wir legen bei factro sehr großen Wert darauf, dass es selbsterklärend und einfach in der Bedienung ist. Man kann ohne Einarbeitungszeit direkt loslegen. Darüber hinaus haben wir mit dem Projektstrukturbaum – neben Kanban Board und Aufgabenliste – eine Darstellungsform, die Projekte als Ganzes erfasst und auch komplexe Zusammenhänge visuell darstellt.”

    Vielen Dank für Ihre Antworten!

    Klare Aufgabenverteilung, erfolgreiche Kommunikation und die passende Software als Unterstützung. Mit diesen Ratschlägen im Gepäck steht dem Erfolg Ihres nächsten Projektes nichts mehr im Weg.

    Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in diesem Beitrag die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.