Marketing im Pott – der Marketing-Blog für das Ruhrgebiet

Kundenmailing ist nicht gleich Kundenmailing

Veröffentlicht am 22.09.2016 in Marketing & Digital

Hinter einem Mailing steckt viel mehr als erwartet. Laden Sie die Checkliste von Marketing im Pott herunter! Bild: Gina Sanders/Fotolia

Sicher kennen Sie das: Sie haben ein weiteres Kundenmailing erhalten und stellen sich die Frage, lesen oder nicht? Doch was bewegt Sie dazu, das eine Mailing tatsächlich zu lesen und ein anderes direkt zu verwerfen?

Auf die gute Vorbereitung des Absenders kommt es hierbei an! An wen soll das Mailing gerichtet sein, welches Medium wird gewählt und wie sieht der inhaltliche Aufbau aus? Diese Fragen und weitere wichtige Faktoren müssen vorab geklärt und berücksichtigt werden. Das Ziel: Eine große Personenanzahl ansprechen, das Image steigern und Aufträge bzw. Kunden gewinnen.

In meinem Blog erhalten Sie passende Tipps und Anregungen für die Gestaltung Ihres nächsten Mailings. Am Ende habe ich auch eine passende Checkliste zum Download für Sie vorbereitet.

Die richtige Vorbereitung

Die Zielgruppe

Bevor Sie ein Kundenmailing verfassen, müssen Sie sich überlegen, an wen das Mailing gerichtet sein soll: Möchten Sie Ihre Bestandskunden, inaktive Kunden oder gar Neukunden ansprechen?

Differenzieren Sie zwischen den verschiedenen Zielgruppen. Verfassen Sie lieber unterschiedliche Texte, bevor Sie versuchen, in einem Mailing mehrere Zielgruppen anzusprechen. Dadurch ist das Mailing nicht mehr zielgruppenspezifisch ausgelegt und potentielle Kunden können durch die falsche Ansprache verloren gehen.

Das Medium

Natürlich müssen Sie sich vorab auch entscheiden, über welches Medium Sie das Mailing versenden möchten: E-Mail oder Brief?

Bei dem Versand per E-Mail müssen Sie darauf achten, dass Ihr Mailing auch tatsächlich in den Posteingang Ihrer Zielkunden gelangt und nicht im Spamordner untergeht: Greifen Sie hierzu auf das sogenannte Whitelisting zurück. Dabei können Sie zum Versenden des Mailings zertifizierte Server von Dienstleistern nutzen. Wobei Sie darauf achten sollten, dass der Anbieter das Siegel der Certified Senders Alliance trägt. Der Anbieter Newsletter2Go besitzt beispielsweise diesese Siegel.

Bei dem Versand per Brief muss das Post-Mailing möglichst auffällig und gleichzeitig ansprechend sein. Unterscheiden Sie sich auch hier von der "typischen" Werbung.

Die Texterstellung

Die Betreffzeile

Die Betreffzeile ist nicht nur ein Zusatz Ihrer E-Mail bzw. Ihres Anschreibens sondern der Schlüssel: Haben Sie eine außergewöhnliche Betreffzeile gewählt, die neugierig macht, wird der Empfänger Ihre Mail öffnen bzw. Ihr Anschreiben auch lesen.

Sprechen Sie Ihre Zielkunden schon im Betreff emotional an und benutzen Sie eine bildhafte Sprache sowie Wortspiele oder Redewendungen. Scheuen Sie sich nicht davor, bereits hier in einem kurzen Satz den effektiven Nutzen herauszustellen. Die Betreffzeile ist der erste Berührungspunkt. Wählen Sie daher gut überlegt die erste Zeile Ihrer Kundenansprache.

Anrede – aber wie?

Die Anrede darf natürlich auch in einem Mailing nicht fehlen: Jeder wünscht sich einen guten Tag!

Für eine moderne Ansprache empfehle ich daher die folgenden Formulierungen:

Variante 1: Guten Tag Herr/Frau Nachname

Variante 2: Guten Tag Vorname Nachname

Da Mailings per E-Mail im Vorhinein genau terminiert und zeitlich festgesetzt sind, können Sie hier natürlich auch an die jeweilige Tageszeit angepasste Anreden verwenden. Erstellen Sie immer einen genauen Zeitplan für Ihr E-Mail-Marketing.

Sprechen Sie Ihre Kunden aber in jedem Fall persönlich an. Das Interesse des Lesers wird dadurch gesteigert und das Gefühl der Wertschätzung zudem gestärkt.

Der Kunde steht im Vordergrund!

Sprechen Sie in Ihrem Mailing nicht zu viel davon, was Ihr Unternehmen kann, sondern vielmehr davon, was Ihr Kunde für einen Nutzen zu erwarten hat: Nicht ‚wir bieten Ihnen‘, sondern ‚Sie erhalten …‘ sollte dabei im Fokus stehen.

Denken Sie bei der Formulierung Ihres Mailings aus der Sicht Ihrer (potentiellen) Kunden: Welche Vor- und Nachteile ergeben sich?

Dabei können Sie sich gut an dem AIDA-Prinzip orientieren.

A = Attention

I  = Interest

D = Desire

A = Action

Zunächst müssen Sie bei Ihren Kunden Aufmerksamkeit erregen, um Interesse wecken zu können. Dadurch werden Wünsche ausgelöst, woraufhin schließlich eine Reaktion erwartet werden kann.

Für Ihr Mailing bedeutet dies: Sie müssen auf ein Kundenproblem aufmerksam machen, für das Sie die Lösung haben. Durch Nennung der Vorteile für Ihre Kunden, wird dann eine Reaktion ausgelöst – der Kauf eines Produktes oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung.

Die PS-Zeile – außer Mode?

Viele unterschätzen die Wirkung der PS-Zeile. Oft wird Sie gar nicht mehr verwendet. Und genau deshalb schauen alle hin. Mit der PS-Zeile können Sie Fristen besonders hervorheben oder auf bereits genannte Inhalte nochmals verstärkt aufmerksam machen.

Mein Tipp: Nutzen Sie die PS-Zeile!

Die Formatierung

Achten Sie bei der Erstellung Ihres Textes darauf, dass die wichtigsten Informationen direkt in den ersten Zeilen lesbar sind, denn der Empfänger Ihrer Mail hat nur ein begrenztes Sichtfeld zur Verfügung. Verfassen Sie den Text so verständlich und einfach wie nur möglich. Lassen Sie Ihren Text nicht zu lang werden und bauen Sie Absätze ein, um dem Mailing die nötige Struktur zu geben.

Achtung: Versand per E-Mail

Gestalten Sie Ihr Mailing im Responsive Design: Eine Website, die sich selbständig der Umgebung, d. h. der Größe des Smartphones, des Tablets oder des Desktops anpasst. So werden Ihre Inhalte stets im richtigen Format dargestellt.

Vergessen Sie nicht, Ihre Signatur mit den entsprechenden Kontaktinformationen anzugeben. Dies nicht nur, weil die Kontaktaufnahme erleichtert wird, sondern auch, weil Firmen dazu rechtlich verpflichtet sind.

Geben Sie den Link zu Ihrer Unternehmenswebsite an: So verkürzen Sie den Informationsweg für Ihre Kunden. Für den Fall, dass Ihr Mailing über ein Smartphone geöffnet wird, legen Sie die Telefonnummer mit Rückruffunktion an. Bauen Sie alle Kontaktdaten in die Signatur ein. Somit bieten Sie Ihren Kunden alle verfügbaren Kommunikationswege zur Kontaktaufnahme an.

Reply heißt Antworten geben

Da viele Kunden mittlerweile gewohnt sind, auf E-Mails (Mailings, Newsletter etc.) zu antworten, überlegen Sie sich, ob Sie eine Reply-Adresse einbauen. Doch Achtung: Eine Antwort wird erwartet. Wenn die Reply-Funktion/Taste benutzt wird, müssen Sie den Dialog auch aufnehmen.

Nicht vergessen: Testmailing

Bevor Sie nach der langen Vorbereitung also nun kurz davorstehen, das Mailing an die ausgewählte Zielgruppe zu versenden bzw. an den Mailserver für den Versand zu übergeben, machen Sie unbedingt ein internes Testmailing bzw. einen Korrekturdurchlauf und überprüfen Sie die Rechtschreibung und Grammatik sowie die Darstellung der Inhalte.

Je nach Masse der Anschriften, sollten Sie zudem überlegen, das Kundenmailing eventuell sukzessive zu versenden: Nur so können Sie allen angeschriebenen Kunden gerecht werden.

Wo Vorbereitung drin steckt, muss auch Nachbereitung erfolgen

Wenn das Mailing an Ihre Kunden verschickt wurde, warten Sie nicht zu lange auf eine Kontaktaufnahme. Initiative ist gefragt: Greifen Sie zum Hörer!

Multichannel nutzen

Nutzen Sie die Möglichkeiten der unterschiedlichen Kanäle und kombinieren Sie diese. Warum machen Sie nicht in einem vorgeschalteten Kundenmailing per E-Mail neugierig auf Ihre Leistungen und Ihre Kunden finden dann in den folgenden Tagen im Briefkasten das passende Angebot? Dann nehmen Sie den Hörer in die Hand und stellen die Vorteile für Ihre Kunden durch die Investition nochmals heraus. Durch eine terminliche Frist (Ankündigung in der PS-Zeile) wird schließlich eine Reaktion auf das Angebot, ob positiv oder negativ, erfolgen.

Fazit

Hinter einem Mailing steckt viel mehr als erwartet. Gehen Sie vorsichtig mit dem Thema um. Ein Kundenmailing kann schnell das Gegenteil der eigentlichen Absicht, die Verbesserung des Images, bewirken: ein Imageschaden kann die Folge sein. Bereiten Sie Ihr Mailing daher gut vor.

Mein Tipp an Sie: Machen Sie sich vorab eine Checkliste, an was alles zu denken ist. Überlegen Sie sich auch, zu welchem Zeitpunkt sowohl die Vor- als auch die Nachbereitung in Ihrem Unternehmen gewährleistet werden kann (Ressourcen). Ich habe so eine Checkliste mal vorbereitet, hier geht's zum kostenlosen Download.

 

Checkliste erolfgreiches Mailing – Download

verwendete Bilder: ©Fotolia Gina Sanders

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