Kostenlose Projektmanagement Tools

Kostenlose Projektmanagement Tools

Mehrere Bauwerkzeuge

verwendete Bilder: © Kurhan – Fotolia.com

Jedes Whiteboard hat einmal ein Ende.

Für eine Grobübersicht in der Planung hilft es, geht es aber um die Details eines Projekts, dann ist eine Softwarelösung das Mittel der Wahl.

Ein geeignetes Projektmanagement-Tool verwaltet nicht nur die Teamkommunikation, sondern regelt auch die Arbeitsabläufe innerhalb eines Projekts. Damit kann auch in Ihrem Büro um einiges effizienter gearbeitet werden, da viele Verwaltungsaufgaben einfach wegfallen.

Projektmanagement-Tools wie Troi oder Asana sind in der Anwendung hervorragend. Sie ermöglichen es, Projekte direkt in der Software zu diskutieren, weshalb innerhalb des Teams kein Mailprogramm mehr benötigt wird. Leider sind diese Tools aber auch dementsprechend teuer.

Für kleine Unternehmen ist das oft nicht zu stemmen. Deshalb habe ich verschiedene kostenlose Tools, aber auch die freien Versionen der kostenpflichtigen Tools einmal unter die Lupe genommen.

Die Sparte der Tools reicht dabei von Lösungen für einzelne Planungsprobleme, wie beispielsweise die Festlegung der Projektstruktur, bis hin zu Lösungen, die die Planungsschritte eines Projekts sowie die dazugehörige Kommunikation in einer Software bündeln. Ich persönlich würde Letzteren den Vorzug geben, da diese jeweils den umfassendsten Überblick über ein bestimmtes Projekt erlauben.

So kann sich beispielsweise der Geschäftsführer ständig über die aktuellen Fortschritte auf dem Laufenden halten.

1. Die freie Version von Asana

Wird ein Projekt von weniger als 15 Mitgliedern gemeinsam bearbeitet, so kann man hierfür die kostenfreie Asana-Version nutzen. Und die ist wirklich empfehlenswert, denn sie bietet den vollen Funktionsumfang der kostenpflichtigen Version.

Das Layout besteht aus drei Spalten: Links die aktuellen Projekte, in der Mitte finden sich die einzelnen Aufgaben dazu und rechts Detailinformationen zu diesen Aufgaben wie Anmerkungen, Links und Kommentare.

Diese Funktionen machen möglich, was Asana in seinem Claim verspricht: “Teamarbeit ohne E-Mails”.

Außerdem ist die Angabe von Meilensteinen innerhalb eines Projekts sehr nützlich.

Im Grunde sind das Zwischenschritte, die nach Datum und To-do-Liste angeordnet werden. Nach Wunsch kann man auch Abhängigkeiten definieren. Das bedeutet, dass kein Meilenstein abgehakt werden kann, bevor die Unterpunkte nicht erledigt wurden.

Nicht umsonst ist Asana die interne Software von Facebook, Dropbox und Pinterest.

2. Bitrix24

Bitrix24 ist für bis zu 12 Teammitglieder kostenfrei und bietet ähnlich wie Asana eine mailfreie Projektkommunikation.

Vorhandene Mailprogramme wie gmx.de oder googlemail lassen sich aber spielend in die Software importieren, auch wenn sie in erster Linie nur mehr in der Kundenkommunikation zur Anwendung kommen werden.

Das Layout hat mich persönlich im Gegensatz zu Asana nicht wirklich überzeugt. Für einen Ersteinstieg fehlt mir bei Bitrix der klare Überblick.

3. Freedcamp

Wer sich mit Projektmanagement-Tools auseinandersetzt, kommt an Basecamp nicht vorbei.

Das ist allerdings nur für die ersten zwei Monate kostenfrei und fängt dann mit 20$ für den Umfang von zehn Projekten im Monat an. Die kostenfreie Alternative mit einem ähnlichen Layout wie Basecamp ist Freedcamp.

Aber Achtung, die Backups sind auch hier kostenpflichtig. Das scheint Anwender wie Nike, Sony und Disney nicht zu stören, denn das Layout ist tatsächlich angenehm übersichtlich.

Und es bietet alles, was ein Projektmanagement-Tool können soll: Verwaltung mehrerer Projekte, Zeiterfassung der Mitarbeiter – mitinbegriffen die Dauer der Arbeiten am einzelnen Projekt, Erstellung von Deadlines, To-do-Listen, das Teilen von Dokumenten und eine recht ausgereifte Kommunikationslösung dazu.

4. GanttProject

Alle bisherigen Software Lösungen basieren auf der Cloud (das Speichern von Daten und das Ausführen von Programmen in einem entfernten Rechenzentrum).

Sucht man ein reines Desktop-Tool, wird es schwierig. Etwas älter, aber immer noch zu empfehlen ist hier das GanttProject, das – wie es der Name bereits sagt – mit Gantt-Diagrammen, also komplexen Balkendiagrammen, arbeitet. Erfunden wurden die Diagramme von Henry L. Gantt bereits vor hundert Jahren, damals wurden sie noch auf Papier umgesetzt.

Wenn man mit ihnen arbeitet, dann ist es besser, mit den Balken Projektphasen zu definieren als jede einzelne Aufgabe darzustellen. Die Diagramme werden sonst schnell unübersichtlich und sie sind schließlich der Hauptbestandteil der Software.

Ein nützliches Feature ist der Ressource-Load-Chart, der die Aufgaben an die Mitarbeiter zuweist und deren Auslastung anzeigt.

5. Libreplan

Kehren wir zu einer offenen Web-Lösung zurück. Libreplan stellt nicht so sehr die interne Kommunikation, sondern die Einteilung der Ressourcen in Verbindung mit dem Projektplan in den Vordergrund.

Wenn Ihr Unternehmen bereits ausgereifte Kommunikationswege vorweisen kann, dann ist es sinnvoll auf Libreplan zurückzugreifen, vor allem da nicht nur eine Person bestimmt, wie die weitere Projektplanung aussieht, sondern jedes Teammitglied mitbestimmen darf, was wie lange dauert und welcher Aufwand dafür betrieben wird.

6. Podio

Ebenfalls einen interessanten Ansatz verfolgt Podio von der Firma Citrix, das von bis zu fünf Teammitgliedern kostenfrei genutzt werden kann.

Das Programm kombiniert das Projektmanagement mit einem firmeninternen Social Network. Das macht die Software unglaublich flexibel und individuell, da neben den bekannten Social Media Features wie dem Chat und dem Messaging eigene “Workspaces” angelegt werden können. Das sind bestimmte Arbeitsbereiche, auf die nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff haben, die daran arbeiten.

Durch die sehr individuellen Accounts sieht die Oberfläche bei jedem User etwas anders aus, denn jeder entscheidet selbst, wie er sich die Projekte und Workflows zurechtlegt.

Fazit

Ganz gleich, für welches Tool man sich entscheidet, man sollte immer ein Auge darauf haben, dass es zu den bestehenden Firmenprozessen passt und sich nicht zu stark davon abhebt.

Sinnfrei ist es, in blinden Aktionismus zu verfallen und sich einfach ein Projektmanagement-Tool anzuschaffen. Es ist gut möglich, dass GanttProject für Ihren aktuellen Workflow viel besser geeignet ist als Asana. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die interne Kommunikation bereits gut funktioniert, aber noch nicht klar ist wie lange es dauert, bis eine einzelne Aufgabe erledigt ist.

GanttProject wird an dieser Stelle viel besser zu Ihnen passen als Asana, da die vielfältigen Funktionen in diesem Fall gar nicht sinnvoll genutzt werden können.

Aktuelle Ergänzung (13.09.17): factro

Bei dem webbasierten Tool factro sorgt der Projektstrukturbaum für den richtigen Durchblick. In der kostenlosen Basis-Variante haben Sie als Nutzer ein eigenes Dashboard und einen Kalender. Sie können Projekte und Aufgaben anlegen und Vorlagen abspeichern. Für einen ersten Einblick in das Tool ist die Basis-Variante gut geeignet, Sie können auch Gastnutzer einladen und so gemeinsam an den Projekten arbeiten.

Natürlich gibt es auch hier eine kostenpflichtige Variante. Bei der Professional Cloud erhält man noch weitere Zusatzfeatures unbegrenzte Nutzerzugänge oder die Möglichkeit Budget und Aufwände zu verwalten und kontrollieren. Durch ein Rechtesystem können Sie anderen Nutzern wahlweise auch nur lesende Rechte erteilen. (ergänzt durch: Kati Blumenrath)

Vanessa Lehmkuhl

Von Vanessa Lehmkuhl

Seit 2008 ist die Marketing- und Kommunikationswirtin im B2B-Vertrieb eines regionalen Medienunternehmens gegenüber Werbetreibenden beratend tätig.

Von | 2017-09-13T13:01:33+00:00 13. Januar 2015|Management|0 Kommentare

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