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Erfolgreich Präsentieren: Teil 2

Veröffentlicht am 07.04.2015 in Management

erfolgreich-praesentierenWie schaffen Sie es, die Zuhörer während Ihrer Präsentation bei der Stange zu halten und was müssen Sie beachten, damit Ihre Botschaft auch wirklich ankommt?

Wie wichtig eine gründliche Vorbereitung ist, damit eine Präsentation zum Erfolg wird und wie man dabei seine Körpersprache gewinnbringend einsetzt, habe ich Ihnen im ersten Teil dieser Blogpost-Serie erläutert.

In diesem zweiten Teil beschäftigen wir uns mit dem Aufbau und der Gestaltung einer Präsentation: Wie kleidet man seinen Vortrag in die richtige Struktur? Und auf welche Details sollte man beim Erstellen der Präsentation achten?

Struktur

Hat Sie nach oder während Ihrer Präsentation schon einmal das Gefühl beschlichen, Ihre Botschaft nicht an den Mann (oder die Frau) gebracht zu haben? Wenn das passiert, liegt es häufig an einer fehlenden oder fehlerhaften inhaltlichen Struktur der Präsentation.

Wie Sie dies vermeiden können, zeige ich Ihnen im Folgenden.

Es macht auch bei einer Präsentation durchaus Sinn, sich an seine eigene Schulzeit zu erinnern. Wir alle haben es im Deutschunterricht gelernt: Einleitung, Hauptteil, Schluss. Das altbewährte Prinzip gilt im Groben auch für den richtigen Aufbau einer Präsentation.

Einleitung

Natürlich unterscheidet sich die Einleitung einer Präsentation in einigen grundlegenden Dingen von der klassischen Einleitung eines Aufsatzes oder eines anderen Schriftstücks – es gibt aber auch Gemeinsamkeiten. Was muss also in einer guten Präsentation ganz nach vorne?

Jeder Vortrag sollte damit beginnen, dass sich der Vortragende kurz vorstellt. Erzählen Sie kurz etwas über sich. Beschränken Sie sich hier auf für die Zuhörer relevante Stationen Ihres Berufsweges. Präsentieren Sie sich als Experten für “Ihr” Thema.

Packen Sie ruhig auch ein kleines “privates” Detail in Ihre persönliche Vorstellung, das macht Sie sympathisch und baut eventuelle Barrieren zwischen Ihnen und Ihrem Publikum ab.

Direkt im Anschluss fassen Sie kurz zusammen, was Ihre Zuhörer während der Präsentation erwartet. Schildern Sie die wichtigsten Punkte und zeigen Sie kurz auf, was das Ziel Ihres Vortrags ist.

Halten Sie zum Beispiel einen Vortrag oder ein Seminar zum Thema Bloggen, könnten Sie sagen: “Bloggen unterscheidet sich in einigen Dingen grundlegend vom “klassischen” Texten. Heute erzähle ich Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um richtig gute Blogposts zu verfassen.”

Hauptteil

Der Hauptteil behandelt das eigentliche Thema Ihres Vortrags, also den Inhalt. Auch hier kann einiges falsch laufen.

Im Detail eingehen möchte ich hier auf einen ganz bestimmten Fehler, der besonders häufig gemacht wird: Wissen vorwegnehmen. Vergessen Sie eines nicht: Sie sind (im Normalfall) ein Experte für Ihr Thema. Ihr Publikum ist also auf einem völlig anderen Wissenstand als Sie.

Gliedern Sie Ihren Hauptteil so, dass jeder Schritt für Ihre Zuhörer nachvollziehbar ist. Mir persönlich hilft es immer, mir einen Turm aus Bauklötzen vorzustellen: Jeder Bauklotz baut aufeinander auf. Fehlt irgendwo in der Mitte ein Klotz , kann der Turm nicht mehr weitergebaut werden.

In der Präsentation ist das der Punkt, an dem die Wissenskette unterbrochen ist. Ab diesem Zeitpunkt kann Ihnen der Zuhörer im schlechtesten Fall gar nicht mehr folgen, weil ihm Know-how fehlt, das zum Verständnis unerlässlich ist. Achten Sie also darauf, dass Sie den Anwesenden Ihr Thema Schritt für Schritt näherbringen und nichts Wesentliches überspringen.

Vier W-Fragen

Um Fehlern im Hauptteil vorzubeugen, gibt es einen recht einfachen Trick: Beantworten Sie sich selbst folgende Fragen und halten Sie sich die Antworten immer wieder vor Augen. So laufen Sie gar nicht erst in Gefahr, sich beim Inhalt Ihrer Präsentation zu verzetteln.

  • Wer? Wer sind meine Zuhörer?
  • Was? Was erwarten meine Zuhörer von diesem Vortrag? Was will ich mit diesem Vortrag erreichen?
  • Welche? Welches Vorwissen besitzen meine Zuhörer?
  • Wieviel? Wieviel Zeit steht mir zur Verfügung? Wieviel Personen werden anwesend sein?

Der rote Faden

“Verlieren Sie nicht den roten Faden”. Diese Weisheit haben Sie sicher selbst schon oft gelesen und gehört. Doch was bedeutet das überhaupt?

Den roten Faden nicht zu verlieren, heißt eigentlich nichts anderes als “beim Thema bleiben”. Verzetteln Sie sich nicht, indem Sie Bereiche ausführlich behandeln, die zwar am Rande etwas mit Ihrem Thema zu tun haben, aber eigentlich doch eine ganz andere Baustelle sind.

Vergegenwärtigen Sie sich beim Erstellen Ihrer Präsentation immer wieder genau, was eigentlich Ihr Thema ist und bleiben Sie dabei.

Es gibt einen einfachen Trick, mit dem Sie es Ihren Zuhörern leicht machen, den roten Faden immer präsent im Gedächtnis zu behalten: Wiederholen Sie am Ende jedes Kapitels die Kernausagen des eben besprochenen Inhalts nochmals kurz. Dann geben Sie einen kurzen Ausblick auf das kommende Kapitel.

Der Schluss

Kennen Sie das auch? Sie haben einen richtig guten Vortrag gehört, aber das Ende der Präsentation lässt Sie irgendwie mit einem unbefriedigendem Gefühl zurück.

Dem Ende eines Vortrags wird von Seiten der Redner oft kaum Beachtung geschenkt. Dabei ist es so eine gute Möglichkeit, nochmal nachhaltig auf die Zuhörer Einfluss zu nehmen.

Also: Der Schluss Ihrer Präsentation beeinflusst in entscheidendem Maße das Gefühl, mit dem Ihr Publikum nach Hause geht! Wichtig ist es, nicht einfach am Ende Ihres letzten Kapitels aufzuhören und etwas in der Art zu sagen: “So, das war’, danke für Ihre Aufmerksamkeit!”

Ich selbst habe schon einige Vorträge gehört, die genau so geendet haben und jedes Mal blieb da ein großes Fragezeichen vor meinem inneren Auge stehen - ich fühlte mich ganz und gar nicht “abgeholt”.

Am Ende Ihrer Präsentation sollten Sie die Ergebnisse also auf jeden Fall nochmals kurz für Ihre Zuhörer zusammenfassen. Schön ist es, wenn Sie es schaffen, mit Ihrem Schluss den Beginn Ihrer Präsentation nochmals aufzugreifen - also den so genannten Kreis zu schließen.

Wenn Sie Ihren Vortrag also zum Beispiel mit einer Frage begonnen haben, können Sie nun die Antwort darauf geben. Wenn Sie ein Problem in den Raum geworfen haben, können Sie mit dem Ende Ihrer Präsentation den (erarbeiteten) Lösungsansatz aufzeigen.

In den Schluss Ihrer Präsentation gehört zudem unbedingt noch eines: Der Mehrwert für Ihr Publikum. Was können/wissen Ihre Zuhörer jetzt?

Stellen Sie diesen Punkt nochmals heraus. Wenn wir beim vorangegangenen Beispiel des Vortrags über das Bloggen bleiben, könnte so ein Satz in etwa lauten: “Mit dieser Präsentation habe ich Ihnen die wichtigsten Werkzeuge für richtig gutes Bloggen an die Hand gelegt. Sie wissen nun sehr gut darüber Bescheid was man beim Bloggen beachten muss, wie sich Bloggen vom klassischen Texten unterscheidet und wie Sie sich mit Ihrem Blog von anderen abheben können.”

Und ganz zuletzt sollte in der Regel auch noch das obligatorische “Danke für Ihre Aufmerksamkeit” oder ähnliches nicht fehlen.

Vorsicht, nicht einschlafen

Leise Schnarchgeräusche im Vortragssaal. Ein Horror für jeden Redner.

Solche Szenarien sollen aber schon vorgekommen sein. So extrem passiert das sicher selten, aber dennoch: Erscheint Ihr Publikum während Ihres Vortrags zunehmend unaufmerksam? Entwickelt sich unter den Zuhörern das ein oder andere “geflüsterte” Gespräch? Bemerken Sie, dass einige immer wieder auf die Uhr schauen oder sich mit Ihrem Smartphone beschäftigen?

Wenn ja, läuft gerade etwas grundlegend falsch! Ihr Publikum ist nicht bei der Sache. Höchste Eisenbahn also, Ihre Zuhörerschaft wieder “abzuholen”. Wie gelingt das?

Ein Aufmacher als Aufwacher

Ich erinnere mich noch sehr gut an eine Deutschstunde als ich in der 10. Klasse war: Wir Schüler verfolgten den Unterricht alle mehr oder weniger gelangweilt, als plötzlich unser Lehrer auf das Pult stieg, in die Runde schaute und mit den Worten “mal was anderes” einen Stapel Papierblätter in die Luft warf.

Auf den Blättern stand: “Mal was andres” – ein Textauszug aus dem Werk eines deutschen Autors. Mit dieser Aktion hatte es unser Lehrer geschafft uns voll und ganz für diese eine Deutschstunde einzunehmen.

Und wie Sie merken, erinnere ich mich noch immer sehr lebhaft an dieses Erlebnis, aber auch das Thema, das wir damals behandelt haben, ist mir eindrücklich im Gedächtnis geblieben. Sicher ist die eben beschriebene Aktion sehr außergewöhnlich und nicht für jedes Publikum bzw. Thema geeignet.

Im Kern geht es aber darum, zu erkennen wie wichtig es manchmal ist, ein bestimmtes Schema zu durchbrechen, um wieder auf Kurs zu kommen. Der Beginn eines jeden neuen Kapitels ist ein günstiger Zeitpunkt einen “Aufmacher” einzubauen, um Ihre Zuhörer wieder “wach zu rütteln”.

Das kann beispielsweise ein eindringliches Bild sein oder aber eine provokante Aussage. Auch eine Frage, die direkt an das Publikum gerichtet ist, kann als Aufmacher ein prima Aufwacher sein.

Schweigen kann Aufmerksamkeit erzeugen

Sicher wirkt diese Aussage erst einmal widersprüchlich. Das ist sie aber ganz und gar nicht, denn oftmals kann es richtig und wichtig sein, auch mal eine längere Pause zwischen dem Gesagten einzulegen.

Kennen Sie das? Jemand redet und redet, Sie selbst sind eigentlich müde und schweifen immer mehr ab und plötzlich hören Sie…. nichts! Und mit einem Mal sind Sie wieder vollkommen wach. In dem Moment, in dem Ihren Zuhörern auffällt, dass ja gar nicht mehr gesprochen wird, können Sie sich Ihrer Aufmerksamkeit gewiss sein.

Schweigen ist also ebenfalls ein prima “Aufwacher”. So halten Sie Ihre Zuhörer dauerhaft bei der Stange Am besten ist es natürlich, wenn Ihre Zuhörer so bei der Sache sind, dass es gar nicht notwendig ist, “Aufwacher” einzubauen. So kann das gelingen:

  • Arbeiten Sie mit Ihrer Stimme: Vermeiden Sie eine monotone Sprechweise, bauen Sie Höhen, Tiefen, längere und kürzere Sprechpausen ein
  • Vergessen Sie Ihren Körper nicht: Wie bereits in Teil 1 dieses Blogpost beschrieben, können Sie Ihre Körpersprache zu Ihren Gunsten einsetzen. Bleiben Sie nicht starr an einer Stelle stehen, setzen Sie gezielt (aber nicht übertrieben) Gestik und Mimik ein.
  • Sprechen Sie Ihr Publikum immer wieder direkt an: z.B. “Gibt es noch Fragen zu dem Kapitel?” oder “Wer von Ihnen hat schon mal eine ähnliche Erfahrung gemacht?”
  • Sollte es ich um ein Seminar oder eine längere Präsentation handeln: Planen Sie eine Pause ein, damit sich die Zuhörer die Beine vertreten, die Toilette besuchen oder einfach den Kopf wieder frei machen können. Das wirkt manchmal Wunder!

Praxis-Tipps zur Präsentationsgestaltung:

  • Folien nicht zu voll schreiben (Stichworte statt ganze Sätze)
  • Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift
  • Mit Bildern arbeiten
  • Schrift- und Hintergrundfarbe sollten sich gut voneinander abheben
  • Verwenden Sie einen genügend großen Zeilenabstand
  • Arbeiten Sie mit Randbemerkungen. Sie haben die Funktion von kleinen Notizzetteln und sind für Ihr Publikum unsichtbar
  • Achten Sie auf ein einheitliches Design (nicht zu viele verschiedene Schriftarten verwenden, entscheiden Sie sich für eine Farbgebung, die Sie die ganze Präsentation über beibehalten etc.)
  • Verwenden Sie für jeden essenziellen Gedankengang eine eigene Folie

Eine kleine Anregung zum Schluss: Erstellen Sie Handouts, die die Zuhörer im Anschluss an die Präsentation mitnehmen können.

Hier können Sie noch einmal die wichtigsten Ergebnisse Ihrer Präsentation zusammenfassen. Mein Tipp: Verteilen Sie diese aber wirklich erst am Ende Ihrer Präsentation.

Sie möchten schließlich nicht nur auf vornübergebeugte Köpfe schauen, sondern die Blicke Ihres Publikums bei Ihnen wissen.

Präsentieren leicht gemacht

Präsentieren ist nicht schwer! Zumindest dann nicht, wenn man einige wirklich wichtige Dinge beachtet und umsetzt. Und hier gilt tatsächlich: Übung macht den Meister!

Ich hoffe, ich konnte Sie mit diesem Blogpost bei der Vorbereitung auf Ihre eigene Präsentation unterstützen. Viel Erfolg!

SUCCES(S) – 6 Merkmale erfolgreicher Werbung

verwendete Bilder: © Clemens Schüßler - Fotolia.com

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