Erfolgreich mit Mitarbeitern kommunizieren – 5 Regeln

Erfolgreich mit Mitarbeitern kommunizieren – 5 Regeln

Mitarbeiterkommunikation und Personalführung sind zentrale Aufgaben des Managements.

Mitarbeiter sind einer der größten Kostenfaktoren jedes Unternehmens.

Cartoon: Eine Person schreit einen Mann am PC an mit einem Megafon

verwendete Bilder: © Ayamap – Fotolia.com

Darum muss es ein Ziel guter Personalführung sein, den Erfolgs- und Kostenfaktor Mitarbeiter so effizient wie möglich einzusetzen – ohne jedoch dessen Bedürfnisse aus den Augen zu verlieren.

Ein unverzichtbarer Schlüsselfaktor: Richtig mit Mitarbeitern kommunizieren.

1. Formulieren Sie klare Ziele

„Wer nicht weiß, wohin er will, darf sich nicht wundern, wenn er ganz woanders ankommt.“ Das wusste schon Mark Twain.

Deshalb ist eine Zielfindung wie auch -vereinbarung besonders wichtig.

Ziele informieren, motivieren und machen das Ergebnis kontrollierbar. Die Mitarbeiter wissen, woran ihre Leistung gemessen wird, sie wissen was sie zu tun haben und welches Ergebnis von ihnen erwartet wird.

Das ermöglicht ein strukturiertes Arbeiten. Dies funktioniert aber nur, wenn die Ziele SMARTI sind. Das bedeutet konkret:

  • Das Ziel muss SPEZIFISCH und damit genau abgrenzbar sein.
  • Es muss MESSBAR sein, um das Erreichte kontrollieren zu können.
  • Es muss von den Mitarbeitern AKZEPTIERT werden.
  • Die Umsetzung muss REALISTISCH eingeschätzt werden.
  • Der TERMIN für die Fertigstellung ist zu nennen.
  • Sie müssen INTEGRATIV sein. Es bedeutet, dass das Erfüllen des einen Ziels die Ausführung eines anderen nicht unmöglich machen darf.

2. Seien Sie transparent und kooperativ

Nur ein motivierter Mitarbeiter ist ein leistungsbereiter Mitarbeiter.

Finden Sie heraus, was ihm Spaß macht, ihn antreibt. Wer kann was leisten? Welche Aufgabe kann ich wem anvertrauen? Was sind seine Stärken oder Schwächen?

Der einfachste Weg, seinen Mitarbeiter besser kennenzulernen, ist das persönliche Gespräch.

Entscheidend im Gespräch ist, Ihr Gegenüber ernst zu nehmen und ihn an den Entscheidungsprozessen im richtigen Maß teilhaben zu lassen.

Die Kenntnis, um die Bedürfnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter ist für eine effektive Gestaltung des Arbeitsprozesses unerlässlich.

Deshalb spielt der Führungsstil eine entscheidende Rolle. Entscheiden Sie komplett alleine (autoritär), dann nimmt die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter ab. Beziehen Sie die Angestellten hingegen in den Entscheidungsprozess mit ein, steigt auch die Leistungsbereitschaft.

Seien Sie also kooperativ und planen Sie gemeinsam die nächsten Schritte. Die Mitarbeiter identifizieren sich mit den Problemen und entlasten Sie als Führungskraft.

Das erhöht die Zufriedenheit und steigert die Motivation – auf beiden Seiten.

3. Aufgaben richtig delegieren

Bei der Delegation wird ein komplettes Aufgabengebiet längerfristig an den Mitarbeiter übertragen. Besprochen werden im Vorfeld nur die Ziele, die es zu erreichen gilt.

Die entsprechenden Rechte und die Verantwortung für das Aufgabengebiet werden übertragen.

Soll ein kompletter Aufgabenbereich delegiert werden, dann steht die fachliche Kompetenz der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Auch der Wille, Verantwortung zu übernehmen, ist hier entscheidend.

Es gilt also, den Mitarbeiter im Vorfeld richtig einzuschätzen, was aber durch das persönliche Gespräch im Vorfeld und die Erfahrung über seine Arbeitsweise kein größeres Problem darstellen sollte.

Als Chef hingegen muss man delegationsfähig sein. Es bedeutet, Aufgaben sinnvoll zu strukturieren und von anderen Gebieten klar abzutrennen.

Die Mitarbeiter erhalten dabei die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiter zu entwickeln. Sie wachsen stückweise in ihre neuen Aufgabenbereiche hinein und die Innovationsfähigkeit des Unternehmens wird gestärkt.

Wird etwas delegiert, dann muss das Aufgabengebiet mit klaren Worten umrissen werden, damit der Mitarbeiter auch genau weiß, welches Ziel erreicht werden soll.

Am besten nimmt man sich vor der Übergabe eine Stunde Zeit um ausführlich über mögliche Entwicklungstendenzen zu diskutieren.

4. Ganz wichtig: Mimik und Gestik

Achten Sie im Gespräch nicht nur auf Ihre Worte, denn: „Selbst wer nicht spricht, spricht!“. Wir kommunizieren nicht nur auf der verbalen Ebene.

Schweigen, das Verschränken der Arme, Kopfnicken – nonverbale und körperliche Botschaften sind für die Kommunikation von besonderer Bedeutung.

Paul Watzlawick (österreichisch-amerikanischer Kommunikationswissenschaftler) formulierte es so:

Man kann nicht nicht kommunizieren, denn jede Kommunikation (nicht nur mit Worten) ist Verhalten und genauso wie man sich nicht nicht verhalten kann, kann man nicht nicht kommunizieren.“

Für den Umgang mit Mitarbeitern heißt das, dass Sie die Mimik und Gestik richtig und gezielt einsetzen müssen.

Suchen Sie den Blickkontakt – das schafft Vertrauen und der Mitarbeiter fühlt sich persönlich angesprochen. Setzen Sie Ihre Hände ein, um Aussagen Gewicht zu verleihen und verstecken Sie sie nicht hinter dem Rücken oder in den Hosentaschen.

Wählen Sie eine offene Körperhaltung mit positiven Gesten. Wenn Sie selbstsicher und bestimmt auftreten und dem Gegenüber dadurch nonverbal Ihre Überzeugung signalisieren, werden Ihre Aussagen und Anweisungen auch glaubwürdig.

Sagen Sie nicht nur Ihre Meinung – zeigen Sie sie auch.

5. Feedback geben

Eins vorneweg – Feedback ist eine Rückmeldung über die Wirkung des gezeigten Verhaltens.

Es stellt lediglich eine Information dar und ist nicht mit Kritik gleichzusetzen. Für das Feedback gelten folgende Regeln:

  • Verwenden Sie Ich-Botschaften: so formulieren Sie wertungsfreie, subjektive Aussagen, die Ihr Gegenüber nicht in die Defensive drängen
  • Beziehen Sie Ihr Feedback auf ein begrenztes Verhalten Ihres Gegenübers: geben Sie Rückmeldung über ein bestimmtes Verhalten in einer konkreten Situation
  • Geben Sie es zeitnah: schieben Sie Ihr Feedbackgespräch nicht auf
  • Ein Feedback ist immer freiwillig: drängen Sie sich nicht auf
  • Seien Sie konkret: beschreiben Sie den Sachverhalt ohne Interpretationen
  • Fassen Sie sich kurz: beschränken Sie sich auf das Nötigste, achten Sie auf präzise Formulierungen

Personalmanagement ist für Sie als Geschäftsführer eine wichtige Aufgabe.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist eine transparente und permanente Kommunikation unerlässlich.

Seien Sie dabei fair und konsequent. Geben Sie klare Anweisungen. Formulieren Sie deutlich Ihre Erwartungshaltung. Entlasten Sie sich selbst, indem Sie einzelne Aufgaben an das Personal delegieren.

Eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation bleibt ein essenzieller Baustein für eine erfolgreiche Geschäftsführung. Damit setzen Sie Energien Ihrer Mitarbeiter frei!

Vanessa Lehmkuhl

Von Vanessa Lehmkuhl

Seit 2008 ist die Marketing- und Kommunikationswirtin im B2B-Vertrieb eines regionalen Medienunternehmens gegenüber Werbetreibenden beratend tätig.

Von | 2017-08-10T15:13:53+00:00 7. Dezember 2015|Management|0 Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar