Die gute alte E-Mail ist effizient und etabliert. E-Mail-Marketing ist daher eine beliebte und verbreitete Möglichkeit Zielpersonen online anzusprechen. Einsatzformen und Vorteile gibt es viele!

E-Mail-Marketing ist auch im Jahre 2020 ein gängiges Instrument im (Online-) Marketing-Mix. Dies belegen auch die Zahlen der diesjährigen Benchmark Studie „E-Mail-Marketing Benchmarks 2020” von absolit . Etwa 95% der untersuchten TOP 5.000 Unternehmen nutzen demnach die Potentiale des E-Mail-Marketings, um Ihre Zielgruppen online zu erreichen.

Zugegeben – in Zeiten von zahlreichen Social-Media-Kanälen mag der Effekt eines Mailings durchaus unsexy wirken. Dennoch sollten die Potentiale dieses Kommunikationskanals nicht unterschätzt werden. Und: E-Mail-Marketing beinhaltet nicht nur den klassischen Newsletter! Daher stellen wir hier die Vorteile des E-Mail-Marketings genauer in den Fokus:

Vorteil 1: Individualisierte Kundenansprache anstatt Massenkommunikation

Der E-Mail-Versand ist eine Form des Direktmarketings, d.h. der Empfänger wird zielgenau über die E-Mail-Adresse angesprochen. Dadurch ergeben sich viele Vorteile:

• Individuell ausspielbare Mailings mit personalisierten Angeboten und Informationen
• Dialogfunktion – der Empfänger erhält die Möglichkeit unmittelbar auf die Botschaft zu reagieren (sofern keine Noreply-Mailadresse als Absender verwendet wird)
• Aktualität und schnelle Reaktionen – 80% Response innerhalb von 24 Stunden, im B2B-Bereich innerhalb von 8 Stunden
• Die Botschaft an die Zielgruppe gelangt in eine privaten Sphäre – das persönliche E-Mail-Postfach
• Leadgenerierung möglich durch die Integration von Call to Actions und Verlinkungen zur relevanten Zielseite

TIPP: Je persönlicher Ihre Email-Botschaft auf Ihre Zielperson zugeschnitten ist, desto höher ist die Erfolgschance Leads zu generieren. Fragen Sie sich also vorab: Welchen individuellen Mehrwert bietet meine Nachricht der Zielperson?

Vorteil 2: E-Mail-Marketing kennt viele verschiedene Einsatzformen

Der Newsletter ist der Klassiker im E-Mail-Marketing und wird oftmals in diesem Zusammenhang assoziiert. Es gibt jedoch viele Anlässe Kunden ein Mailing zukommen zu lassen. Hier eine Übersicht der verschiedenen Einsatzformen:

1. Newsletter: Häufigste Form des E-Mail-Marketings, Zielgruppe definiert sich selbst über Anmeldung per Double-Opt-in-Verfahren, regelmäßiger Versand wird erwartet, hohe Kontinuität bzgl. Frequenz, Design und Inhalt
2. E-Mail-Kampagnen: Vertrieb und/oder das Marketing selektiert die Zielgruppe, Angebot und Ansprache sind verschieden, Design weicht vom Newsletter ab, höherer Personalisierungsgrad
3. Trigger E-Mails: Der Versand ist an bestimmte Ereignisse geknüpft, Versand als Einzel- oder Massenmail (Geburtstag, Umfrage, Welcome-Mailing etc.)
4. Transaktionsmails: Automatisierte Mailings geknüpft an Ereignisse,  werden häufig von Online-Shops und sozialen Netzwerken genutzt (z.B. Bestellbestätigungen, Kommentarbenachrichtigungen, Passwortänderungen u.ä.)

Tipp: Setzen Sie nicht nur den Fokus auf Ihren Newsletter, sondern investieren Sie auch Mühe in andere E-Mail-Formate. Eine Willkommensmail sollte ebenso inhaltlich und optisch ansprechend sein, denn der erste Eindruck zählt!

Vorteil 3: Hohe Akzeptanz im B2B-Umfeld

E-Mail-Kommunikation gehört zur täglichen Office-Routine. Bild: iStock

Mittlerweile gibt es viele alternative Kommunikationskanäle wie Chats, Messenger Dienste und zahlreiche Tools für Videocalls. Die E-Mail ist jedoch nach wie vor die Hauptform der elektronischen Kommunikation in der Geschäftswelt. Sie bietet ein professionelles und seriöses Umfeld.

Aber auch für jüngere Nutzer spielt die E-Mail eine wichtige Rolle. Dies ergab bereits die Studie von Adobe aus dem Jahr  2017. So prüften bei dieser Erhebung die Hälfte der 18-24-jährigen Nutzer regelmäßig Ihre Nachrichten bereits morgens während Sie noch im Bett liegen.

Die E-Mail-Kommunikation ist etabliert im B2B-Alltag – ca. 90% beginnen Ihren Arbeitstag mit der Sichtung des Posteingangs.

Vorteil 4: Messbarer Erfolg durch moderne Versandsysteme

Es gibt zahlreiche Anbieter für einen professionellen E-Mail-Versand als Software as a Service (SaaS). Der Einsatz dieser Software ist längst keine Raketenwissenschaft mehr. Mithilfe der intuitiven Menüführung und Einsatz von Editoren werden Texte und Bilder im Handumdrehen ansprechend gestaltet.

Diese modernen Versandtools bieten zahlreiche Funktionen und Vorzüge:

• Messbarkeit – Öffnungs-, Klick- und Bouncerate sind je Mailing unmittelbar einsehbar
• Automatisierung – Nachrichten werden von den Systemen automatisiert versendet (z.B. Willkommensmail, Geburtstagsmail, Versandbestätigung etc.)
• Planbarkeit – Die Voreinstellung von Versandzeitpunkten ist möglich, somit kann die gewünschte Kampagne auch bei Abwesenheit zu jeder Tages- und Uhrzeit versendet werden
• Professionelle Gestaltung – durch die einheitliche Gestaltung verschiedener Mailing Templates, ist ein einheitliches Look & Feel möglich, z.B. angelehnt an das Corporate Design (Logo, Schriften, Farben etc.) sowie die Integration von hochwertigen Bildern und Icons
• Segmentierte Mailings – die Zielgruppe kann vorab über Mailinglisten segmentiert werden, z.B. gemäß demografischen und psychografischen Kriterien im B2C-Segment oder je Branche und ABC-Analyse im B2B-Segment
• Conversion Optimierung durch A/B Testing – Testmöglichkeiten nach Betreffzeile, Design oder Inhalt möglich (z.B. erhält ein Teil der Empfängergruppe A eine andere Betreffzeile als Gruppe B, je nach Öffnungsrate wird das Mailing dann an den großen Verteiler gesendet)
• Datenimportmöglichkeiten – die Integration bestehender Mailinglisten funktioniert über die Excel Importfunktion, auch Schnittstellen zu anderen Systemen sind möglich (z.B. zu CRM-Systemen wie Salesforce)

Welcher Anbieter ist der richtige?

Um bei der Vielzahl von Anbietern den passenden auszuwählen, ist nicht nur eine gute Recherche notwendig. Sie sollten sich auch vorab fragen, welche Anforderungen für Sie wichtig sind:

• Sind Ihre Inhalte eher werblich oder redaktionell und informativ?
• Wie wichtig ist Ihnen ein Support und eine deutschsprachige Menüführung?
• Welche (Zusatz-)Funktionen benötigen Sie aktuell und perspektivisch?
• Welche Zielgruppen wollen Sie erreichen?
• Wie groß ist Ihre Verteilerliste?

Wie hoch sind die Kosten?

Die Preise sind abhängig von der Anzahl der Empfänger oder Mailings und starten i.d.R. im niedrigen zweistelligen Bereich. Für kleine Verteilerlisten gibt es sogar kostenlose Angebote mit eingeschränkten Funktionen. Die Softwarelösungen können monatlich als Aboservice genutzt oder als Mailing Kontingente eingekauft werden.

TIPP: Nutzen Sie Demoversionen, um diese auszutesten und sammeln Sie Erfahrungswerte. Einige Anbieter offerieren auch kostenlose und abgespeckte Versionen bis zu einer geringen Abonnentenzahl. Hier können Sie sich vorab mit den Funktionen vertraut machen, bevor Sie sich entscheiden.

Datenschutz: Vorab unbedingt die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten!

Nicht nur die Funktionalität und der Preis sollten Ihre Entscheidung beeinflussen. Auch alle Datenschutzanforderungen müssen berücksichtigt werden!

Bevor Sie eine Mailingsoftware einsetzen, müssen Sie sich zwangsläufig mit dem wichtigen Thema Datenschutz auseinandersetzen. Bevor Sie Ihre Kunden anschreiben, sollte idealerweise eine Genehmigung der Empfänger per Double-Opt-in-Verfahren vorliegen. Auch alle notwendigen Angaben im Mailtemplate müssen beachtet sein wie z.B. Impressumspflicht und eine Möglichkeit der unkomplizierten Abbestellung der Mitteilungen.

Wann und wie Sie Empfänger per E-Mail kontaktieren dürfen und welche Kriterien an den Mailversand geknüpft sind, regelt die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.

Setzen Sie sich unbedingt vorab mit der Gesetzeslage und dem daraus resultierenden Workflow auseinander! Kontaktieren Sie hier interne und externe Fachleute, wie Datenschutzbeauftragte, Compliance Abteilungen und ggf. externe Rechtsberatungen, um Abmahnungen zu entgehen.

Vorteil 5: E-Mail-Marketing eine schnelle und kostengünstige Alternative

Im Vergleich zu anderen Marketingmaßnahmen ist ein Mailing einfach und kostengünstig aufzusetzen. Sie sparen sich die Druckkosten, das Porto und das Kuvertieren. Auch auf das Erstellen eines Word-Serienbriefes kann getrost verzichtet werden. Die Personalisierung erfolgt automatisiert über die Software und das Mailtemplate.

Digitale Kampagnen haben den Vorteil, dass sie transparent und messbar sind. Somit lassen sich Inhalte sehr gut optimieren. Bild: iStock

Auch die Übermittlung in Echtzeit erspart Zeit wichtige Benachrichtigungen zeitnah zu übermitteln. Ein Verlust des Mailings wird unmittelbar über die Bouncerate angezeigt (z.B. bei ungültiger E-Mail-Adresse).

Sicherlich ist ein Konzept für eine Mailkampagne auch nicht aus dem Hut gezaubert. Auch hier werden personelle Ressourcen benötigt. Diese sollten jedoch ohnehin eingesetzt werden, um Verkaufs- und Kommunikationsmaßnahmen zu planen und zu steuern.

E-Mail-Marketing ist lediglich eine alternative und digitale Form der Kundenkommunikation. Will heißen: Bevor Sie Aufwand in eine Kampagne per Postmailing oder gar eine aufwendige Präsentation investieren, kann eine E-Mail-Kampagne eine sinnvolle Alternative sein. Warum also nicht mit dem gleichen oder geringeren Aufwand einen digitalen Kommunikationskanal nutzen oder ausbauen?

Vorteil 6: Kommunikationskanal ohne Einflüsse von Dritten

Das E-Mail-Postfach ist eine sehr private Sphäre. Insbesondere in der digitalen Welt dient die persönliche E-Mail-Adresse als Identifikationsmerkmal. Um online etwas zu kaufen, einem Netzwerk beizutreten, Informationen auszutauschen oder ein neues Mobiltelefon einzurichten ist die E-Mail-Adresse unabdingbar. Durch den Online-Bezahldienst PayPal ist es mittlerweile auch verbreitet Zahlungen an eine E-Mailadresse anzuweisen. Mit diesem Bewusstsein ist die persönliche E-Mail-Adresse ein wertvolles Gut in jeder Geschäftsbeziehung.

Gerade im B2C-Umfeld kann die Genehmigung für den Mailversand vom Empfänger jedoch schnell, mit nur einem Klick, wieder entzogen werden. Daher ist es wichtig, dass die Nachrichten für den Empfänger relevant und ansprechend sind, damit Ihre Botschaften auch weiterhin im Postfach Ihrer Zielgruppe landen dürfen.

Die 1:1 Kommunikation ist frei von Dritten, die Regeln und Preise bestimmen. Es ist daher möglich diesen eigenen Kommunikationskanal selbst inhaltlich und optisch zu gestalten, ohne externe Einflüsse berücksichtigen zu müssen.

Man denke da z.B. an Facebook mit den zahlreichen Updates jedes Jahr und wie sich dadurch auch die Anzeige von Mitteilung im Newsfeed stetig verändert. Auch Google entwickelt kontinuierlich neue Anforderungen und Technologien, wodurch Suchmaschinenoptimierung mittlerweile eine eigene Wissenschaft für sich ist. Denn in den organischen Google Suchergebnissen auf Seite 1 zu ranken ist und bleibt harte Arbeit!

Im Vergleich dazu ist die Nutzung von E-Mail-Marketing eine weniger komplexe Aufgabe, da die Steuerungsmöglichkeiten in der eigenen Hand liegen. Hier ist es eher die Kunst E-Mail-Empfänger zu gewinnen und dann auch längerfristig zu halten. Die stetige Optimierung spielt hierbei eine wichtige Rolle.

Fazit:

E-Mail-Marketing ist ein hocheffizientes, nach wie vor etabliertes und somit ein zukunftssicheres Marketinginstrument mit vielseitigen Einsatzformen und Vorteilen. Durch die detaillierte Erfolgskontrolle sind Kampagnen sehr gut optimierbar. Nachrichten sollten sowohl rechtssicher als auch ansprechend für den Empfänger sein. Je höher der Individualisierungsgrad, desto besser!

So können Sie Neukunden von sich überzeugen und Bestandskunden durch eine professionalisierte Kommunikation weiter an sich binden. Auch zukünftig lohnt es sich daher auf E-Mail-Marketing zu setzen. Nutzen und optimieren auch Sie Ihre digitalen Kanäle und Potentiale!