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5 Tipps für effektive Meetings

  • View Larger Image Mit fünf einfachen Tipps führen Sie nur noch effektive Meetings durch. Foto: Pixabay.

    Mit fünf einfachen Tipps führen Sie nur noch effektive Meetings durch. Foto: Pixabay.

“Dazu sollten wir uns mal meeten” – ein Satz, den jeder Arbeitnehmer schon oft gehört hat. Und nicht immer führt das umgesetzte Meeting zum gewünschten Ziel. Mit unseren fünf Tipps können Sie in Zukunft effektive Meetings durchführen.

Wie oft sind Sie schon frustriert aus einem Meeting gekommen und haben sich gedacht “Was für eine Zeitverschwendung!”? Vielleicht wurden auch nur Ihre Erwartungshaltung nicht erfüllt oder Ihr Problem nicht gelöst, welches Sie mit zur Besprechung genommen haben. So oder so müssen Sie daran etwas ändern. Zeit ist ein wichtiger Produktionsfaktor und kostet ein Unternehmen viel Geld, wenn dieser nicht sinnvoll eingesetzt wird.

Oft bereitet sich jeder Mitarbeiter auf die angesetzte Besprechung vor, investiert bereits Zeit zur Aufbereitung von Unterlagen und erhofft sich, mit seinen Themen vorwärts zu kommen. Nicht selten enden die Gespräche in ausufernden Diskussionen ohne abschließende Entscheidung. Diese Art von Meetings sind nicht effektiv und damit auch nicht zielführend. Ich möchte Ihnen heute fünf einfache Tipps an die Hand geben, um die Effizienz Ihrer Meetings zu erhöhen.

Teilnehmer mit Bedacht einladen

Wer soll am kommenden Meeting teilnehmen? Diese Frage wird oft nicht richtig durchdacht. Nicht jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung muss an allen Runden beteiligt sein. Sie sollten im Kopf den Ablauf durchspielen und überdenken, wer etwas zu den Punkten auf der Agenda beitragen kann. Bei manchen Abteilungen oder Vorgesetzten reicht es aus, wenn lediglich die Ergebnisse der Besprechung strukturiert und zuverlässig übermittelt werden.

Es ist auch möglich, über eine rotierende Teilnahme nachzudenken. Bei wiederkehrenden Meetings ist es manchmal sinnvoll, wenn aus jeder Abteilung jeweils nur ein Mitarbeiter teilnimmt. Durch eine Rotation wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter abwechselnd an den Runden teilnehmen können.

Auch eine zeitliche Aufsplittung kann effektiv sein. Gibt es nur einen Punkt auf der Agenda, bei dem der Marketingleiter dabei sein muss, könnte man diesen auf den Anfang oder das Ende des Meetings legen und ihn nur für dieses Zeitfenster dazu bitten. Achtung: Bei dieser Variante ist eine genaue Zeitplanung und strenge Gesprächsführung von Nöten, damit das Konzept aufgeht.

Strukturierte Abläufe

Damit kommen wir schon zum zweiten Tipp: Strukturieren Sie Ihre Meetings! Entwerfen Sie vorab eine genaue Agenda, um festzuhalten, welche Themen besprochen werden sollen und in welcher Reihenfolge. Einfach drauf los zu quatschen führt meist zu keinen qualitativen Ergebnissen und kostet viel Zeit. Hier gilt: Organisation ist alles!

Im besten Fall kalkulieren Sie vorher grob, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt auf der Agenda einplanen möchten. Gewichten Sie die Themen und versuchen Sie diese auch während des Meetings im Auge zu behalten.

Der Fahrplan muss stehen!

Für mich ist es der größten Fehler, den man in Punkto Effektivität bei Meetings machen kann. Die Gesprächsrunde war inhaltlich eine gute und interessante Diskussion, verschiedene Seiten wurden beleuchtet, neue Ideen eingebracht und trotzdem verlässt man am Ende den Besprechungsraum und weiß nicht, was nun zu tun ist.

Wer ist verantwortlich, dass die Idee umgesetzt wird? Wer spricht den Business-Partner an oder holt das Angebot ein? Und in welchem Zeitraum sollen die nächsten Schritte umgesetzt werden? Solche Punkte müssen immer geklärt werden! Am besten wird nach jedem Thema eine kurze Zusammenfassung gegeben, wie das weitere Vorgehen aussehen soll. Dann sind die Ergebnisse ganz klar formuliert.

Der Chef im Ring

Damit die ersten drei Tipps wirklich umgesetzt werden können gibt es eine Bedingung, die auf jeden Fall gegeben sein muss: Es braucht einen Gesprächsführer! Er setzt die Agenda auf, lädt die Teilnehmer ein, moderiert die Diskussionen und fädelt am Ende alle Ergebnisse auf, um die Verantwortlichkeiten zu klären. Der Meinungsaustausch in solchen Runden ist sehr wichtig, aber hin und wieder müssen die Teilnehmer in ihren Ausführungen auch ausgebremst werden. Der Fokus des Gesprächs muss im Auge behalten werden.

Alle Teilnehmer müssen den Gesprächsführer und seine Funktion akzeptieren und  respektieren – auch wenn Sie mal abgewürgt werden. Ansonsten funktioniert es einfach nicht.

Wo wollen wir uns treffen?

Die Location kann für effektive Meetings sehr entscheidend sein. Je nach Art des Meetings (intern oder mit externen Partnern/Kunden) und nach Thema, können verschiedene Umgebungen die Produktivität im Meeting verbessern. Sie wollen ein Brainstorming machen und kreative neue Ideen finden? Dann wählen Sie eine eher unkonventionelle Umgebung und arbeiten Sie mit visuellen Unterstützungen wie z. B. Flip-Charts oder beschreibbaren Wänden. Verlassen Sie auf jeden Fall die normalen Arbeitsplätze, damit neue Eindrücke auf die Teilnehmer einwirken können.

Manchmal benötigt man einfach nur Ruhe, um konzentriert und ohne Ablenkungen oder Störquellen arbeiten zu können. Dann sollten Sie vielleicht einen Besprechungs- oder Tagungsraum in einer externen Location anmieten. Dies ist auch eine beliebte Lösung, wenn Gäste beim Meeting erwartet werden.

Die Wahl des Ortes ist also eine strategische Entscheidung, die sich möglichst förderlich auf das Klima und die Produktivität des Meetings auswirken sollte.

Fazit

Damit Sie in Zukunft nur noch effektive Meetings abhalten können, müssen einige Dinge beachtet werden. Letztlich spielt es auch eine Rolle, in welcher Branche Sie arbeiten und welche Erwartungen die anderen Teilnehmer an das Meeting haben. Bei Start-Ups ist es völlig normal, dass Besprechungen oft in gemütlicher Runde stattfinden und eher locker ablaufen. Beim Kaffee oder einem guten Essen lässt es sich meist auch besser diskutieren.

Ein letzter Tipp: Bei regelmäßigen internen Meetings bewährt sich bei uns ein altes Prinzip: das Gesprächsprotokoll. So können auch Mitarbeiter, die nicht am Meeting teilgenommen haben, alles nachlesen. Gleichzeitig kann dieses auch zur guten Vorbereitung auf die nächste Besprechung genutzt werden: Wo waren wir stehen geblieben? Welche neuen Entwicklungen gibt es bei den Projekten? Schreiben Sie hier die wichtigsten Punkte auf, halten Sie sich aber kurz und knapp, um nur relevante Ergebnisse im Protokoll abzubilden.

Eine allgemein gültige Checkliste mit absoluter Erfolgsgarantie für effektive Meetings gibt es mit Sicherheit nicht, aber vielleicht konnte ich Ihnen ein paar Denkanstöße liefern, um Ihre Besprechungen zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Kati Blumenrath

Von Kati Blumenrath

Arbeitet seit 2014 als Projektmanagerin und Bloggerin für Marketing im Pott.

2018-10-17T11:15:31+00:0017. Oktober 2018|

Ein Kommentar

  1. ONMA Werbeagentur Hannover 6. November 2018 um 10:28 Uhr - Antworten

    Hallo Kati, das kennt doch jeder! Es ist spät an Nachmittag, man hatte bereits zahlreiche Meetings und das sechste Meeting muss natürlich auch noch effektiv und informativ sein. Mit deinen Tipps für ein effektives Meeting sollte jedes zu einem erfolgreichen Ende kommen.

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