Management

Kommunikation mit Mitarbeiter*innen: Möglichkeiten & Regeln

Lesezeit: 7 Minuten
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Autor: Christian Kuhlmann

Datum: 29.03.2023

4 Geschäftsleute in einer Reihe mit Tablet, die sich unterhalten, symbolisieren Mitarbeiter-Kommunikation

„Man kann nicht nicht kommunizieren“, wusste schon Philosoph Paul Watzlawick. Doch auch wenn in diesem Spruch viel Wahrheit steckt, kann es zu einer mangelnden Kommunikation kommen. Vor allem dann, wenn auf den falschen Wegen mit Mitarbeiter*innen kommuniziert wird. Erfahren Sie hier, wie Sie den Umgang mit Ihrem Personal für alle Beteiligten positiv gestalten können und warum das noch dazu so wichtig ist.

Inhaltsverzeichnis

    Folgen schlechter interner Kommunikation

    Schlechte oder mangelnde Kommunikation am Arbeitsplatz kann die Produktivität des Unternehmens mindern. In Arbeitsprozessen kann es zu Verzögerungen, Missverständnissen und in der Folge zu Fehlern kommen.

    Noch schwerer wiegen aber Probleme auf persönlicher Ebene. Besonders bei der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*innen. Empfinden Angestellte den Umgang mit ihnen als nicht wertschätzend oder fühlen sich nicht ernstgenommen, sind dauerhafte Schwierigkeiten zu erwarten:

    • generelle Unzufriedenheit
    • sinkende Motivation
    • geringe Identifikation mit dem Unternehmen
    • Verlust des Team-Geistes
    • innere oder tatsächliche Kündigung

    In Zeiten des Fachkräftemangels sollten Sie darauf bedacht sein, Mitarbeiter*innen zu halten. Erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz gehört zu der Basis. Nicht umsonst geben laut einer Trend-Studie aus dem Jahr 2022 über 74 Prozent der Befragten an: Das Wohlbefinden der Mitarbeiter sollte unter den Top-3-Prioritäten der internen Unternehmenskommunikation sein.

    Formen von Mitarbeiterkommunikation

    Interne Kommunikation, also Weitergabe von Informationen, Aufträgen, Fragen, oder Rückmeldungen, kann auf diversen Wegen erfolgen. Einige Methoden und Medien eignen sich je nach Zweck und Situation besser als andere.

    Außerdem kommt es darauf an, was zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Belegschaft passt.

    Haben Sie z. B. nur 10 Angestellte, ist ein Firmen-Podcast eher zu aufwendig gedacht.

    Mündliche Kommunikation

    Der Großteil der Kommunikation im Betrieb findet mündlich statt:

    • die dienstliche Unterhaltung am Schreibtisch
    • Meetings
    • Telefonate
    • kritische Mitarbeitergespräche

    Bei mündlicher Kommunikation sind vor allem zwei Aspekte relevant: die Nachhaltigkeit und die Wirkung.

    1. NACHHALTIGKEIT

    Da Sie ein direktes Gespräch in der Regel nicht aufzeichnen können, sind Teilnehmende im Rückblick auf ihr Erinnerungsvermögen angewiesen. Da kann es schnell zu Fehlern kommen.

    Bei wichtigen Inhalten daher stets zeitnah eine schriftliche Nachbereitung vornehmen.

    Eine Mail mit einer Zusammenfassung genügt bereits. So wissen alle Beteiligten, ob sie alles korrekt verstanden haben und können später darauf Bezug nehmen.

    2. WIRKUNG

    Bei mündlicher Kommunikation wissen Sie selten, wie das von Ihnen Gesagte beim Gegenüber ankommt. Ihre Stimmlage, Körpersprache oder Wortwahl kann Aussagen – beabsichtigt oder nicht – eine deutliche Färbung geben. Sind Sie unsicher, wie Sie im direkten Gespräch wirken, können Trainings helfen. Oder Sie fragen einfach bei Vertrauten nach Feedback.

    Das unmittelbare Gespräch ist meist zu bevorzugen. Geht es beispielsweise um einen Mitarbeitenden als Person, ist der face-to-face-Kontakt fast alternativlos. Vor allem bei schlechten Nachrichten zeugt es einfach von wertschätzender Kommunikation, diese persönlich mitzuteilen.

    Schriftliche Kommunikation

    Bei der schriftlichen Kommunikation gibt es sehr verschiedene Medien, von denen einige deutlich förmlicher sind als andere:

    • Briefe
    • Aushänge
    • E-Mail
    • Newsletter
    • Mitarbeiter-App
    • Intranet
    • Messenger (z. B. Slack oder Teams)
    • Mitarbeiter-Zeitung

    Vorsicht bei WhatsApp im dienstlichen Kontext! Datenschutzrechtlich ist der Umgang mit diesem an sich bequemen Tool schwierig. Daten von Chat-Mitgliedern werden auf Servern in den USA gespeichert. Daher müssten Sie korrekterweise von allen die Erlaubnis dazu einholen. Daher wird meist von der Nutzung von WhatsApp auf Diensthandys abgeraten. Auch der Bundesverband Industrie Kommunikation weist auf die Risiken hin.

    Wie auch bei anderen digitalen Kommunikationsmethoden verschwimmt bei WhatsApp die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit.

    Dauernde Erreichbarkeit kann belastend werden.

    Dennoch sind die modernen Medien im New Work mit vielen remote arbeitenden Teams unersetzlich. Sie erleichtern es auch, trotz Abstand ein Wir-Gefühl zu schaffen. Denken Sie zum Beispiel darüber nach, einen Chat-Kanal als Ersatz für die Kaffee-Küche einzuführen. Hier können auch mal weniger ernste Themen oder ein paar Memes geteilt werden.

    Einigen Sie sich nur auf eine Methode. Nutzen nicht alle Teams dieselben Tools, kann Kommunikation nicht gelingen. Entscheiden Sie jedoch nicht von oben herab, welcher Dienst oder welches Medium genutzt wird. Lassen Sie z. B. eine kleine Gruppe einige Zeit testen und holen Sie Meinungen ein. Legen Sie anschließend gemeinsam fest, was den Firmen- und Personalbedürfnissen am besten gerecht wird.

    Das Ergebnis ist auch nicht in Stein gemeißelt. Vielleicht war ein interner Newsletter anfangs noch beliebt. Wenn er aber nicht mehr gelesen wird, macht es auch keinen Sinn, ihn weiterzuführen.

    Der Markt für Mitarbeiter-Apps wächst auch ständig. Trotz besserer Alternativen aus reiner Bequemlichkeit nicht den Anbieter zu wechseln, kann dem Unternehmenserfolg im Wege stehen.

    5 Regeln für erfolgreiche interne Kommunikation

    1. EINDEUTIGE & MESSBARE ZIELE SETZEN

    Zielvereinbarungen sind einer der wichtigsten Punkte in Mitarbeitergesprächen. Doch sind sie schwammig formuliert oder unrealistisch, könne Sie gleich darauf verzichten. Bei der Umsetzung hilft die SMARTI-Regel.

    Dieser zufolge sollten die Ziele 6 Kriterien erfüllen:

    • Spezifisch, also möglichst konkret
    • Messbar, also mit Möglichkeit zur Kontrolle versehen
    • Akzeptiert von allen Beteiligten, also nicht von oben auferlegt
    • Realistisch, sodass sie tatsächlich erreichbar sind
    • Terminiert, damit ein zeitlicher Horizont für die Erfüllung existiert
    • Integrativ, sodass ein Ziel einem anderen nicht im Wege steht

    2. BRINGSCHULD & HOLSCHULD KLÄREN

    Häufig fühlen Angestellte sich ausgeschlossen, weil ihnen nicht alle Informationen zugänglich sind. Dabei liegt es oft gar nicht in der Absicht der Verantwortlichen, anderen etwas vorzuenthalten. Problem ist dann die ungeklärte Bring- oder Holschuld.

    • Bringschuld: Die Besitzer*innen von wichtigen Informationen sind dafür verantwortlich, diese weiterzugeben.
    • Holschuld: Die Besitzer*innen relevanter Informationen wissen nicht, dass Personen diese benötigen. Die Betreffenden müssen sich diese dann aktiv holen.

    Die Holschuld sollte die Ausnahme sein, denn es frustriert leicht, wenn dauernd nachgefragt werden muss. Sorgen Sie also für einen guten Informationsfluss von oben nach unten und damit für Regel 3.

    3. TRANSPARENZ

    Nicht jede Entscheidung kann alle im Unternehmen glücklich machen. Sorgen Sie aber dafür, dass die Prozesse dahinter für alle sichtbar sind. So finden sie trotzdem Akzeptanz.

    Noch besser ist es, wenn Sie gemeinsam Lösungen erarbeiten.

    Vielleicht fehlt Ihnen ja ein Blickwinkel, den Ihre Angestellten liefern können.

    Transparenz wirkt generell motivierend und integrativ. Scheuen Sie sich also nicht, Zahlen und Daten über den Unternehmenserfolg mit Ihrem Personal zu teilen. Immer mehr Firmen gehen sogar zu einer völligen Gehaltstransparenz über. Dadurch fühlen sich alle fair behandelt.

    4. KOMMUNIKATION IST EIN PROZESS

    Haben Sie im Betrieb schon mal verärgert gefragt: „Wie oft muss ich das noch sagen?“. Die Folge:  Angesprochene fühlen sich gleich angegriffen, die Kommunikation ist vergiftet. Dabei lautet die Antwort auf die rhetorische Frage: So oft wie nötig. Denn mit einem Mal ist es nie getan. Sie können nicht wissen, ob Ihr Gegenüber auf derselben Stufe steht wie Sie.

    Es ist darum wichtig, von vornherein einzuplanen, Informationen wiederholt und auch über verschiedene Kanäle zu vermitteln. Jede*r verarbeitet Kommunikation anders. Manchen prägen sich mündliche, anderen schriftliche oder visuelle Wege besser ein. Kombinationen versprechen den meisten Erfolg.

    Darum ist es gerade bei größeren Belegschaften entscheidend, eine planmäßige Kommunikationsstrategie zu verfolgen.

    5. INFORMIEREN SIE VOLLSTÄNDIG UND VERSTÄNDLICH

    Wenn Sie Informationen, Richtlinien oder Anweisungen geben, dann nicht bruchstückhaft. Es kostet unnötig Zeit, wenn dauernd etwas nachgereicht werden muss. Im schlimmsten Fall werden Lücken von den Adressaten bewusst oder unbewusst selbst aufgefüllt und damit vielleicht nicht im angedachten Sinne.

    Dazu gehört auch, dass alles, was mitgeteilt wird, korrekt ist.

    Selbst wenn es nicht beabsichtigt war, kommt es bei Angestellten sehr negativ an, wenn falsche Informationen entdeckt werden. Grund für dieses Empfinden kann natürlich auch ein Verständnis-Problem sein. Achten Sie daher auch darauf, alle Inhalte prägnant und einfach zu vermitteln.

    Fazit zum Kommunizieren mit Angestellten

    Bei der Kommunikation kann einiges schief gehen. Schließlich gehört immer ein Part dazu, auf den Sie keinen Einfluss haben: der Adressat. Am wichtigsten ist daher eine gemeinsame Basis. Das bezieht sich in erster Linie auf den grundlegenden Umgang, der bestenfalls auf Augenhöhe stattfinden sollte.

    Aber auch die Art der Kommunikation: mündlich, schriftlich, digital, analog, … und das Medium: E-Mail, persönliches Gespräch, App, … sollten den Ansprüchen und Bedürfnissen aller gerecht werden.

    Profilbild: Christian Kuhlmann

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    FAQ zu Mitarbeiterkommunikation

    Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeiter*innen klar, direkt und auf Augenhöhe. Informationen sollten dabei stets korrekt, vollständig und aktuell sein. Kombinationen aus schriftlicher und mündlicher Kommunikation sind oft hilfreich. Medien, digital wie analog, sollten zu Ihrem Unternehmen und den Angestellten passen.

    Als Führungskraft sollte man eine offene, klare und respektvolle Kommunikation pflegen. Hören Sie Ihren Angestellten zu und geben Sie Feedback. Dabei hilft es, Ihre eigene Sicht mit Ich-Aussagen darzustellen. Treffen Sie transparente Entscheidungen, gehen Sie Probleme gemeinsam an und berücksichtigen Sie die Bedürfnisse des Personals.

    Kommunikation am Arbeitsplatz umfasst jeden Austausch von Informationen, Meinungen und Emotionen zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften oder anderen Beteiligten. Sie ist die Basis, um Ziele und Aufgaben zu erreichen sowie das Arbeitsumfeld zu verbessern.

    Wichtig bei der Kommunikation mit Kolleg*innen sind Offenheit, Respekt, Klarheit und Verbindlichkeit. Es hilft auch, eine gute Beziehung aufzubauen und zuzuhören, bevor man selbst spricht. Außerdem ist es hilfreich, Feedback zu geben und zu empfangen, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu fördern.

    Interne Kommunikation sorgt für reibungslose Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen Abteilungen oder Mitarbeiter*innen. Sie fördert zudem die Personalbindung. Denn regelmäßige Informationen und Feedback machen Ziele, Prozesse und Entscheidungen nachvollziehbar. Sie hilft auch, Konflikte zu lösen und fördert die Arbeitskultur.

    Es ist nicht grundsätzlich verboten, WhatsApp zu dienstlichen und geschäftlichen Zwecken einzusetzen. Aus Datenschutzsicht sollte nur einiges beachtet werden. Nutzerdaten werden zum Beispiel auf Servern in den USA gespeichert. Daher müssten korrekterweise alle Chat- oder Gruppen-Mitglieder um Einverständnis gebeten werden.